オフィスのインフラ│オフィス移転で欠かせないITインフラ構築の流れ、工事などを解説！
オフィスで社員が効率的に働くための環境として、インフラの整備は欠かせません。インフラの整備に失敗すると、従業員の生産性が低下して会社の利益にも影響を与えてしまいます。インフラ整備は、オフィス移転時にも万全な対応が必要な要素の一つです。移転前にインフラの整備に必要なポイントを把握しておくことが重要です。
そこで今回は、オフィスインフラの概要をはじめ、主要なITインフラ構築の流れ、工事などを解説します。
本記事を読めば、オフィス移転で構築すべきインフラを一通り把握して、スムーズに移転計画を考案できるようになるでしょう。
目次
オフィスにおけるインフラとは？
インフラは英語でinfrastructureと表記され、日本語で「下部構造」を意味する言葉です。
一般的には衣食住に必要な社会の基盤となる仕組みを指すときに使われる言葉ですが、オフィスを支える基盤は「社内インフラ」と呼ばれ、さらに情報伝達を支える基盤は「ITインフラ」とも呼ばれます。
近年は、テレワークが主流になり、映像通話を用いたコミュニケーションも活発化しています。
ビジネスを効率化して事業を有利に展開するためには、ITを駆使した情報伝達が不可欠となっており、ITインフラの重要性が特に増しています。
オフィス移転においては、社内インフラに加えて、いかにITインフラの構築に注力できるかがその成否を決める要因となるでしょう。
オフィスに必要な社内インフラ
オフィスにおけるITインフラの重要性をお伝えしましたが、あくまで社内インフラの整備も不可欠であり、整備が必要な対象を把握しておくことが大前提です。
まずは、IT以外の社内インフラからご紹介します。
電気・水道・ガス
電力会社・水道局・ガス会社などにオフィス移転の旨を伝えて、解約や名義変更、使用開始などの手続きをします。基本的にインターネットで移転先の住所や移転日を入力するなどして手続き可能です。
手続きの流れ、期日などは管轄の事業者によって異なる場合もあります。事前に公式ホームページを確認したり、直接問い合わせをしたりしておくと安心です。
電気に関しては、移転先で消費電力の増大が見込まれる場合、コンセントや電圧の増設工事も必要になります。
電話
オフィスで社内外のコミュニケーションを成立させるインフラとして電話は必要不可欠です。
電話回線工事や電話機設定工事、屋内配線工事などが必要になるので、工事業者を手配します。場合によっては電話番号の変更が必要になり、関係者に番号の変更を周知しなければなりません。
オフィス移転で電話番号を変えずに済む方法については下記の記事を参考にしてみてください。
空調
オフィス移転で空調環境が悪化すると、社員の生産性が低下するだけでなく、体調不良のリスクも高まります。
移転先のオフィスを選ぶときは、採用されている設備の方式や動作中の音、においなどをチェックして、社員が快適に働けることを確認しましょう。
ハイパーテーションを設置すると空気の流れが遮断されるので、施工前に空調との位置関係を確認しておくことも重要です。
オフィス機器
オフィスでは事務作業や会議などで必要となる機器がたくさんあります。
具体的なオフィス機器の例は下記の通りです。
- コピー機
- シュレッダー
- 電卓
- ラベルライター
- ラミネーター
- CD-Rタイトルプリンター
- 自動紙折り機
- 会議用モニター
- プロジェクター
これまで使いづらかった機器、導入していなかった機器などを整理して、移転先に必要な機器をあらためて選定してみましょう。
オフィスで構築するITインフラの種類
ITインフラの種類は主にハードウェアとソフトウェアに分かれます。区分を知っておくだけでもオフィスで着目すべきITインフラが浮かびやすくなるでしょう。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| ハードウェア | コンピューターにおける機械や装置にあたる部分 |
| ソフトウェア | コンピューターで各種機能を実現するプログラム |
さらに、ITインフラを運用するときの方式にも種類があり、オンプレミス型とクラウド型に分かれます。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| オンプレミス型 | ハードウェアやソフトウェアを自社で保有・構築・管理する方式 |
| クラウド型 | クラウド事業者が提供するITサービスをインターネット経由で利用する方式 |
クラウド型であれば自社で環境を整えなくても便利なITインフラを利用可能です。オフィス移転を機にITインフラの見直しを行う場合、構築を効率化するのに検討しない手はないでしょう。
ただし、サービス提供側で厳重にセキュリティ対策を行っていることは多いものの、インターネットに接続されるためセキュリティリスクが高まることも事実です。自社ネットワークのセキュリティを強化するなどして、リスクを減らす対策を行うことが望ましいです。
オフィスで構築するITインフラの要素
オフィスで構築するITインフラの要素は多岐にわたります。これらを把握しておくことで、職場の生産性を高めるアイデアが浮かびやすくなるでしょう。
引き続き、オフィスで構築するITインフラの要素をまとめて解説します。
インターネット回線
インターネット回線は、インターネットと接続してデータを送受信するための通信設備です。
Web会議で音声や映像が途切れない安定性、クラウドサービスやチャットをスムーズに利用できる通信速度が求められます。
インターネット回線にはトラブルがつきものなので、万が一の事態に素早く保守対応を受けられるサービスも重要です。
社内LAN
テレワークの普及やクラウドサービスの活用の増加によって、ネットワーク上で送受信されるデータ量は急速に増加しています。通信量の増加に対応できず、普段の通信が不安定になっている場合は、社内LANの構成も再設計しなくてはなりません。
社内LANは、社内だけで接続できるネットワークです。ルーターやパソコン、サーバー（社内共有用）、プリンターなどを連携して使えるようにします。
有線ケーブルで接続すると通信が安定しやすいですが、社員がオフィス内で場所を変えて業務できるようにするためには、無線による接続環境が整備されていると安心です。
クラウドPBX
クラウドPBX（Private Branch Exchange）とは、社内外の通話機能をクラウド上のサーバーから提供するサービスです。
こちらを利用することで、スマートフォンを内線化して自宅や外出先からオフィスの電話番号で発着信できる環境を整備可能です。今後、移転のたびに電話番号を変更したくない場合や、移転を機にモバイルワークやテレワークを組み合わせた働き方を実現したい場合に、ITインフラとして重要な役目を果たすでしょう。
クラウドストレージ
テレワークを実施するうえで、場所を問わずデータを共有できる仕組みが必要になります。この仕組みとして欠かせないのがクラウドストレージです。
クラウドストレージとは、クラウド事業者が提供するデータ保管サービスです。インターネット環境があれば、定められた制限容量以内でデータを自由に預けられます。リンクでデータを共有できるケースが主流になっており、チャットやメールなどとも相性が抜群です。
保存したデータにアクセス権限を設定して、関係者だけが閲覧できるようにすることも可能なため、情報漏えいリスクの低減にも役立ちます。
コミュニケーションシステム
電話以外に意思疎通できるコミュニケーションシステムを導入すると、社内や取引先との連携がスムーズになります。
タスク管理機能を搭載したチャットツールや、映像通話で複数人と打合せできるWeb会議ツールなどは、テレワーク時代におけるITインフラの整備には必要不可欠です。
グループウェア
グループウェアとは、複数人で円滑に情報共有できる機能を網羅的に搭載したソフトウェアです。メールやカレンダー、ドキュメント作成、ビデオ会議、表計算などのツールをまとめて利用できます。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも使えるサービスを導入すれば、ビジネスを加速させるITインフラを効率的に整備できるでしょう。
オフィスサイネージ
オフィスサイネージは、大画面で画像や映像を流せる社内向けデジタルサイネージです。
従業員にスケジュールや業務の注意点、社内イベントに関する伝達事項を掲示したり、来客に対して会社の取り組みやサービス、ブランドなどを紹介したりできます。
ホワイトボードやポスターなどと違って、スケジュールを指定した自動配信も可能です。ITインフラの構築に組み込めば、情報共有の自動化やペーパレス化を促進して、社内の生産性を高められます。
受付システム
オフィスの受付対応がスムーズでないと、来訪者に迷惑をかけて会社の評判が下がる恐れがあります。受付対応を改善するには受付システムの構築も検討してみましょう。
受付システムを導入すれば、従来は人が対応していた業務をシステムが担当してくれるため、工数削減やコスト削減につながります。スムーズな受付が実現すれば、来訪者にとってもストレスのない受付対応になり、自社への好印象を与えることができるでしょう。
最近は生成AIの技術も発展しているので、複雑な質問に自動対応できる環境も構築できます。
物理的な侵入対策
利便性の高いオフィスに移転したとしても、セキュリティ性が低ければ情報漏えいや窃盗、通り魔などのトラブル、事件に見舞われる恐れがあります。
会社と無関係の人物が簡単にオフィスに入れないように、セキュリティを高める設備や機器の導入も検討しましょう。
オフィスのセキュリティを確保するには下記の記事も参考になります。
オフィス移転でITインフラを構築する流れ
オフィスで必要となるITインフラについてお伝えしました。検討すべきITインフラが明確になってきたのではないでしょうか。ITインフラの種類は多いですが、構築の流れは基本的に共通しています。
続いては、オフィス移転でITインフラを構築する流れについて解説します。
現オフィスにおけるITインフラの課題を洗い出す
ITインフラを構築するにあたって現オフィスの課題を洗い出す必要があります。
課題の例は下記の通りです。
- インターネットの使用中にWi-Fi接続が途切れる
- 配線が多くてオフィスの見栄えが悪い
- テレワークをする社員が会社の電話番号で発着信できない
- メールで複数人にデータを共有するのが面倒
- プロジェクト関係者だけで気軽に連絡できる環境がない
- テレワーク中の社員のスケジュールが把握しづらい
- 来訪者に商品、サービスを理解してもらうのに時間がかかる
- 来訪者を待たせてしまうことが多い
- 警備員の人件費が高い
課題がわかると見直すべきITインフラ、新たに構築すべきITインフラが浮かび上がってきます。
ネットワークからセキュリティまでワンストップで対応可能な事業者に移設・工事を手配する
ITインフラの構築にはハードウェアやソフトウェアなどの専門知識が必要です。曖昧な知識で構築すると、課題を解決するどころか、移転後にトラブルが生じる恐れもあります。
ITインフラの移設・工事については、ハードウェアやソフトウェアの導入に詳しいネットワーク事業者に相談することをおすすめします。
ネットワーク事業者は、ITインフラの基盤となるネットワークの設計、構築、運用、保守などをまとめて請け負うプロフェッショナルです。ネットワーク以外にも幅広いITサービスを提供する事業者もあり、移転先の生産性を高める課題解決案も提案してもらえます。
目安として、通信インフラやパソコンなどの移設手配は、移転から5～3ヵ月前とされています。移転を検討する場合は早めに相談してみましょう。
移転直後にITインフラの稼働状況をテストする
移転先のオフィスでITインフラを構築したら、想定した機能を発揮しているか、移転直後に稼働状況をテストする必要があります。
インターネット回線の速度が遅くないか、クラウドPBXの通話で正しく声を聞き取れるか、プリンターが使えるかなど、ネットワークやオフィス機器などの機能を一つひとつ確認しましょう。
また、不具合やトラブルが発生したときは、移転に携わった業者に相談する必要があります。万が一が起きた際の対応について、あらかじめ業者と打ち合わせをしておくと安心です。
オフィス移転時に必要なITインフラ工事
新たに機器を導入する場合、工事が必要になることもあります。移転スケジュールを計画するうえで、必要な工事を把握しておくことが不可欠です。
ここでは、オフィス移転時に必要となるケースが多い、主なITインフラ工事を解説します。
インターネットの開通
インターネット回線を利用するには開通工事が必要です。
回線業者にオフィスの移転先に回線を引き込んでもらうことでITインフラを構築します。
所要時間は標準工事であれば1時間程度です。基本的に立ち合いが必要ですが、契約者本人以外でも許容されることがあります。
開通工事でやることについては下記の記事で詳細をご確認ください。
ネットワークの再構築
ネットワークの再構築にあたって、サーバーやパソコンなどの離線・結線などが必要です。
オフィスの移転先で床下配線が可能か、ケーブルの取り回しができるかなどを把握しておかなければなりません。
各種機器の設置に伴い電源が不足しないよう、電力の供給状況についても確認が必要です。
そのほかにもネットワーク構築を成功させるには入念な準備が必要です。詳細は下記の記事を参考にしてみてください。
デジタルサイネージの壁面取り付け
デジタルサイネージをエントランスや会議室などに取り付ける場合は、取り付け工事が必要となります。軽いディスプレイであれば作業員1人程度で数十分程度で設置可能です。
大型の場合や高所の場合は、作業員の人数が増えるほかリフトも使用され、工事費が高くなる傾向にあります。
ITインフラの整備で費用を節約したい場合は、壁面取り付けではなく工事不要なスタンドタイプも検討してみるとよいでしょう。
防犯・受付・入退室設備の設置
不審者が安易に近づけないように、防犯・受付・入退室設備の設置工事が必要です。
一般的には、制御する扉に応じて制御装置や認証リーダー、電気錠、管理パソコンなどを導入します。
監視用防犯カメラの設置場所、ICカードや指静脈といった認証パターンなども検討します。
環境によっては工事できない場合や、工事が大がかりになる場合などがあるため、早い段階で工事の必要性について確認が必要です。
オフィス移転でITインフラを構築するときの注意点
クラウドをベースにITインフラを構築すると、ユーザーはさまざまな クラウドサービスを利用することになります。 クラウドサービスの利用にあたってはIDやパスワードの管理が必要です。
ユーザーが クラウドサービスごとにIDやパスワードを設定して使うと、パスワードを忘れてしまったり、退職者のアカウントが残ってしまったり、セキュリティ上のリスクが高まります。
したがって、ITインフラを構築するときはクラウドサービスをセキュアに利用できる仕組みも意識しましょう。
対策の例としては、ユーザーが1つのID、パスワードで認証して、業務に必要なすべてのシステムにアクセスできるITインフラにするのが望ましいです。ユーザーがログインしている時間、端末、場所などまでリアルタイムで判別できるとセキュリティを強固に保てます。
オフィス移転でセキュリティリスクを減らしたい場合は、ID管理のシングルサインオンサービスなどの導入も検討してみてください。一例として、OneLoginというサービスなら5,000のクラウドサービス・webアプリケーションに対応しているため、手軽に従業員ごとのアカウントを一元管理することができます。
オフィス移転のITインフラ整備はNURO Biz
オフィス移転で検討すべきITインフラは種類が多いです。注意点もあり、構築が難しいように思えるかもしれません。
ソニービズネットワークスが提供するするNURO Bizであれば、ITインフラの構築に役立つ各種サービスを幅広く提案できます。
- NUROアクセス（法人向け高速インターネット接続サービス）
- NURO閉域アクセス（閉域網）
- UTM type W、マネージドサービス type V（ネットワークセキュリティ）
- 各種AWS運用・構築支援サービス
- Hypersonix（マネージド無線LANサービス）
- Chatwork（ビジネスチャットツール）
- NURO Biz for Zoom（ビデオコミュニケーションプラットフォーム）
- Google Workspace（クラウド型グループウェア）
- Dropbox（法人向けクラウドストレージ）
- Amazon Connect 導入支援サービス（電話窓口の在宅勤務化サービス）
- m-FILTER@Cloud（メールセキュリティサービス）
- OneLogin（クラウド型ID管理サービス）
各種サービスについてはオンライン商談でもご質問やお見積りを受け付けています。オフィス移転でITインフラの構築にお悩みの方は気軽にお問い合わせください。
まとめ
オフィス移転で整備が必要なITインフラ、構築の流れなどを解説しました。
オフィス移転を機に、インターネット回線、社内LAN、オンラインストレージ、グループウェアなど、1つひとつのITインフラを改善することで、より生産性の高い職場にアップデートできます。
可能な限りクラウドサービスを導入すれば、スムーズにITインフラを構築できるでしょう。
ITインフラの整備にあたって物理的な工事が必要になるのが一般的です。工事は申し込みから開始まで時間を要する点に注意が必要です。加えてオフィス移転では、ITインフラの移設以外にもたくさんやることがあります。
やることを把握したうえで適切なタイミングに、ITインフラの移設工事を組み込みましょう。
NURO Bizでは、オフィス移転でやることを網羅したチェックリストもご用意しております。ITインフラの移設を計画する際にもぜひご活用ください。
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移転Biz編集室
こんにちは、移転Biz編集室です！ オフィス移転の際に役立つ情報をお届けします。
