オフィス移転の登記は自分でできる？費用の目安や各種手続きを徹底解説

オフィス移転の登記にかかる変更の申請は、会社法で定められた義務です。

しかし多くの方にとって、オフィス移転も登記申請も初めての経験ではないでしょうか。何から始めればいいのか、どのように準備を進めればいいのか、どのくらいコストがかかるのか、不安に感じることが多いはずです。

そこで本記事では、オフィス移転に伴う登記手続きを自分でおこなう方法を詳しく解説します。

費用の目安や必要な書類、手続きの流れを網羅し、初めての方でも安心して進められるようサポートする内容です。専門家に依頼する場合との比較も行い、コスト削減のポイントも紹介します。コストパフォーマンスよくオフィス移転の登記を進めるための、有力な手がかりとしてご活用ください。

オフィス移転の登記申請が必要な企業の種類

オフィス移転の登記申請は、以下の種類の企業で、住所変更があった場合におこなう手続きです。

• 株式会社
• 合資会社
• 合名会社
• 合同会社
• 有限会社

つまり、登記によって法人格を取得した企業や法人において、オフィス移転があった場合に必要な手続きが、登記申請であるといえます。そのため、登記していない個人事業主の場合は、事業所を移転しても登記申請の必要はありません。

オフィス移転の登記は本店だけではない

オフィス移転の登記というと、本店（本社）が移転した場合にのみ必要な手続き、という印象があるかもしれません。

たしかに、本店の移転があった場合は、登記の変更申請が必要です。しかし支店の事業所移転の場合でも、登記している場合は、変更申請しなければなりません。

ただし営業所であり会社として登記申請していない場合は、登記の変更手続きは不要です。

なお支店と営業所には、次のような違いがあります。

• 支店：管理部門を有し、会社運営に必要な意思決定権や手続きにおける権限を伴う支所
• 営業所：会社運営に必要な機能を持たず、営業活動に関する権限のみ有する事務所

したがって、名称が「○○支店」であっても、営業所と同様の機能を果たすに留まり、会社登記の申請もなされていない場合は、住所変更があってもオフィス移転の登記申請は不要です。

逆に「△△営業所」という名称であっても、支店と同様に企業運営における権限を有し、登記申請もなされている場合は、オフィス移転による登記変更の手続きをしなければなりません。

オフィス移転で登記が必要な理由

オフィス移転があった場合に登記の変更申請をしなければならない理由は、2つあります。

1. 会社法に定められた義務
2. 社会的な信頼性の確保

1.会社法に定められた義務

オフィス移転に伴う登記の変更申請は、会社法第915条第1項および同法909条に定められた義務です。会社法で定められた義務は、次の2点です。

1. 登記事項に変更が生じた場合は、変更の登記をしなければならない（会社法第915条第1項及び同法909条）
2. 変更が生じた時から起算して2週間以内に変更の登記をしなければならない（会社法第915条第1項）

つまりオフィス移転に伴う登記の変更申請は、登記内容と現実の企業の状態を一致させるための手続きである、といえます。

会社法において登記は、万が一のトラブルが生じた際に企業を守る盾です。登記の内容にしたがって、自らの権利義務を主張でき、また他者に対して対抗できます。しかし登記がなされていない事項については、法的な保護を受けることはかないません（会社法第908条第1項および2項）。

オフィス移転に伴う登記の変更申請は、義務であると同時に、会社を守るための手立てです。

2.社会的な信頼性の確保

オフィス移転の登記変更申請は、社会的な信頼性を確保するためにも必要な手続きです。

法人の登記内容は、誰もが容易に取得し、内容を閲覧することができます。たとえば取引先企業や金融機関が、何らかの事情で登記申請の内容を確認するとしましょう。このとき、オフィス移転に伴う登記申請をおこなっていない場合、実際の事業所の所在地と登記事項が異なることが露呈します。

仮に故意ではなく、うっかり登記の変更申請を失念していただけだとしても、ネガティブな印象は避けられません。

登記内容に不実の事項が記載されていれば、企業の信用度の低下につながることも考えられます。相手先が金融機関であれば、新たな契約の締結に難色を示される可能性は十分にあるでしょう。

自社の信頼性を損なう事態を招かないために、オフィス移転があった際は速やかに、登記申請をおこなうことが大切です。

オフィス移転の登記手続きをしないデメリット

オフィス移転の登記申請は、移転後2週間以内におこなわなければなりません。この期日を過ぎても登記変更が為されない場合、次のようなデメリットに見舞われる可能性があります。

1. 過料（罰金）が科される可能性
2. 取引先や金融機関からの信用が低下する可能性

1.過料（罰金）が科される可能性

オフィス移転に伴う登記申請を法定の期間内におこなわない場合は、過料（罰金）が科されることがあります（会社法第975条第1項）。

ただオフィス移転に伴い、膨大な事務作業が生じるため、移転して営業開始してから2週間という期間は短く感じられるのではないでしょうか。またオフィス移転は多くの方にとって初めての経験であるため、業務の負担はなおさら大きくなると予想されます。

こういった多忙を極めるオフィス移転にかかる業務をつつがなくこなすには、ポイントがあります。その中の有効な一手は、オフィス移転に伴う登記変更申請の流れや、用意すべき書類「やるべきことチェックリスト」にリストアップし、漏れなく、また期日内に必要な作業を完了させられるよう、管理することです。

なおリストを作成する時間や労力の捻出が難しい場合は、「やるべき17のやることチェックリスト」をぜひご活用ください。無料でダウンロードして、ご利用いただけます。

2.取引先や金融機関からの信用が低下する可能性

企業の登記内容は、申請すれば第三者が自由に閲覧できます。また企業運営のさまざまなシーンで、参照されることがあるのが登記です。

具体的には、次のようなシーンで、登記内容が閲覧されることがあります。

• 新たなクライアントや取引先が自社について調査するとき
• 金融機関での法人口座の開設
• 許認可申請をおこなうとき
• さまざまな契約を結ぶとき

一方的な記録である登記情報が不正確であり、実際の企業の状況とは異なる場合、取引先や金融機関からの信用が低下する懸念があります。

事業の一層の拡大を目指しておこなうオフィス移転がきっかけで、取引先企業からの信頼を失うような事態にならぬよう、期限内にオフィス移転の登記変更申請を済ませてください。

オフィス移転登記における手続きの流れ

オフィス移転の登記変更申請は、次の3ステップでおこないます。

1. 株主総会や取締役会で決議（本店の場合）
2. 書類作成
3. 法務局での登記手続き

1.株主総会と取締役会で決議（本店の場合）

株主会社のオフィス移転の場合は、登記の変更申請に先立って、株主総会と取締役会をおこなう必要があります。なお株主総会と取締役会で決議する内容は、次のとおりです。

会議の種類	会議の内容	備考
株主総会	定款変更にともなう特別決議	議決権の2/3以上の賛成が必要
取締役会	移転先の具体的な場所や移転日を決定	取締役会非設置企業の場合は、取締役の決定による

オフィス移転で事業所の所在地が変更になる場合、定款（ていかん）の変更も必要です。

なお定款とは、会社を経営するための基本的なルールをまとめた書類です。会社を設立する際に必ず作成します。そして、オフィス移転に伴って登記の変更申請をおこなう場合、定款を法務局に提出しなければなりません。

そのため、オフィス移転および定款の内容変更の可否について、株主総会を開いて、株主の判断を仰ぎます。

株主総会でオフィス移転について賛成が得られ、特別決議が議決された後、召集されるのが取締役会です。取締役会では、具体的にどの場所にオフィスを移転するのか、またいつ移転するのかについて決定します。

株主総会や取締役会の召集および開催にあたっては、事前の準備が必要です。スケジュールに余裕を持って、手配を進める必要があります。

ただしオフィス移転に際して事前に株主総会や取締役会の召集が必要になるのは、株主を有する株式会社のみです。合資会社、合名会社、合同会社、有限会社の場合は、それぞれの代表者の判断によってオフィス移転や定款変更の可否、具体的な移転先や日程について決定します。

2.書類作成

オフィスの具体的な移転先が決定したら、登記の変更申請に向けた書類の作成をおこないます。

ただし企業の登記を担当する法務局には、地域によって管轄が割り振られています。同じ法務局の管轄内でオフィス移転する場合と、異なる管轄の住所地に移転する場合では、用意する書類に違いがあるのでご注意ください。

法務局管轄内および管轄外によって用意する書類について、ご説明します。

法務局の管轄内でオフィス移転による登記変更をおこなう場合

法務局の管轄内でオフィス移転が行われる場合は、次の書類を用意します。

書類の名称	書類の概要	備考
株式会社本店移転登記申請書	・法務局に提出する申請書類	法務局ホームページよりダウンロード可能
株主総会議事録	・株主総会における議事の経過や結果を記録した文書 ・定款の変更が必要な場合に用意	株式会社のみ必要
株主リスト	・全株主の情報をまとめた一覧表 ・定款を変更する際に必要	株式会社のみ必要
取締役会議事録	・取締役会の議事の経過および結果を記録した書類	取締役会設置会社の本店移転登記の場合、定款の変更有無を問わず必要
取締役の決定書	・株式会社の取締役による決定内容を記載する書類	株式会社のみ必要
委任状	登記手続きを代理人に委任することを証明する書類	登記手続きを代理人に委任する場合に必要

法務局の管轄外でオフィス移転による登記変更をおこなう場合

法務局の管轄外へのオフィス移転の場合は、移転前と移転後の両方の管轄法務局に書類を提出しなければなりません。内容はほぼ重複するため、同じ書類を2部ずつ用意し、さらに移転後の法務局用に別途書類を追加するイメージです。

書類の名称	書類の概要	備考
株式会社本店移転登記申請書（現在の所在地の法務局提出分）	・法務局に提出する申請書類	・法務局ホームページよりダウンロード可能
株式会社本店移転登記申請書（オフィス移転後の法務局提出分）	・以下を添付して提出 1.登記事項証明書 2.定款の写し 3.移転先の住所証明書
株主総会議事録	・株主総会における議事の経過や結果を記録した文書 ・定款の変更が必要な場合に用意	・株式会社のみ必要 ・2部用意
株主リスト	・全株主の情報をまとめた一覧表 ・定款を変更する際に必要	・株式会社のみ必要 ・2部用意
取締役会議事録	・取締役会の議事の経過および結果を記録した書類	・取締役会設置会社の本店移転登記の場合、定款の変更有無を問わず必要 ・2部用意
取締役の決定書	・株式会社の取締役による決定内容を記載する書類	・株式会社のみ必要 ・2部用意
印鑑届書	・移転先の管轄法務局で新たに印鑑を登録	・管轄の法務局が変更になる場合、新たに印鑑登録が必要
委任状	登記手続きを代理人に委任することを証明する書類	・登記手続きを代理人に委任する場合に必要 ・2部用意

まず本店移転登記申請書を、2通作成しなければなりません。ただし所在地の記載および添付書類が異なる点に、ご注意ください。

「所在地」欄の記載時の注意事項3点	1.旧法務局提出分：移転前の所在地を記載 2.新法務局提出分：所在地の記載は不要 3.「本店の移転による変更」欄に移転後の所在地を記載
移転後の法務局に提出する本店移転登記申請書の添付書類3点	1.登記事項証明書 2.定款の写し 3.移転先の住所証明書

またオフィス移転に伴って管轄する法務局が変更になる場合、以前の管轄法務局でおこなった印鑑登録は無効になるため、移転先の法務局で新たに印鑑登録しなければなりません。そのため、移転先の管轄法務局で、印鑑届出書を作成する必要があります。

3.法務局での登記手続き

同じ管轄法務局内でのオフィス移転であれば、現在の所在地を管轄する法務局に書類を提出します。オフィス移転によって管轄する法務局が変更になる場合は、新旧両方の法務局に書類を提出しなければなりません。

なお法務局での手続きは、管轄法務局の窓口でおこなうほか、法務局のホームページからオンラインでの申請も利用可能です。

オフィス移転の登記にかかる費用の目安

オフィス移転の登記変更申請にかかる費用は、次の条件によって変動します。

• 自分で登記申請する場合
• 司法書士に依頼する場合
• 同一の法務局の管轄内での移転の場合
• 移転によって管轄法務局が変更になる場合

ここでは、それぞれの場合にかかる費用の概算を、紹介します。オフィス移転の登記にかかる費用の目安としてご覧ください。

自分で登記申請する場合

オフィス移転の登記申請を自分でおこなう場合は、登録免許税と収入印紙代が必要です。具体的には、条件によって6万円から9万円の費用がかかります。

内訳は、以下のとおりです。

登録免許税	収入印紙代
3万円/１箇所
	オフィス移転しても管轄法務局が同じ場合	オフィス移転で管轄法務局が変わる場合
	3万円	6万円（3万円×申請用紙2通分）

最小限の費用でオフィス移転の登記申請を完了させるなら、自分でおこなうとよいでしょう。ただし書類に不備があった場合は、申請が受理されず再提出になります。

オフィス移転の登記申請は、移転してから2週間以内に完了させなければなりません。書類に不備がないよう十分確認しながら、進めてください。

司法書士に依頼する場合

司法書士に依頼する場合は、自分で登記申請する際に必要な費用に加えて、司法書士への依頼料がかかります。

司法書士にオフィス移転の登記申請を依頼する場合の相場は、次のとおりです。

オフィス移転の種類	司法書士の依頼料の目安	依頼料のほかにかかる費用
オフィス移転の前後で管轄法務局が同じ	2.5万円から4万円程度	登録免許税と収入印紙代 4万円から6万円
オフィス移転の前後で管轄法務局が異なる	3.5万円から5万円程度	登録免許税と収入印紙代 7万円から9万円

司法書士に依頼すると、株主総会議事録や取締役会議事録の作成や登記手続きといった手間のかかる業務を委任できるのがメリットです。

先述のとおり、株主総会議事録や取締役会議事録には記入すべき内容が定められています。そして必要事項が漏れなく記載されていない場合、登記申請が受理されません。

法律の専門家である司法書士に依頼すれば、記入漏れや誤記により申請が受理されないといったリスクが軽減されます。

オフィス移転の登記で失敗しないための注意点

オフィス移転に伴う登記の変更申請は、そう何度も経験するものではないでしょう。しかし会社法第975条第1項により、申請の期日は移転後2週間と定められています。これを過ぎた場合、100万円以下の罰金を科される可能性があるため注意が必要です。

こういったリスクを回避するために、オフィス移転の登記では次の3点にご注意ください。

1. 登記申請の期日を厳守
2. 株式会社の移転の場合はスケジュール調整に要注意
3. 必要書類をもれなく準備

1.登記申請の期日を厳守

オフィス移転の登記申請では、期日を厳守することが欠かせません。

なお会社法で定められた期日は、移転してから2週間です。移転する前に登記の変更申請はできない点に、ご注意ください。

2.株式会社の移転の場合はスケジュール調整に要注意

株式会社のオフィス移転の場合は、スケジュール調整を綿密におこなってください。移転後2週間という期日は、かりタイトなスケジュールです。

オフィス移転の登記では、申請書類の用意に時間がかかります。また、書類に不十分な点があり申請を差し戻され再提出になる可能性も考慮して、早めに登記手続きを進めなければなりません。

また株式会社のオフィス移転の場合は、登記申請の書類を作成するに先んじて、株主総会や取締役会を招集、開催する必要があります。しかし株主総会や取締役会を召集するためには、事前の準備や手配が必要です。

たとえば株主総会の招集は、最短で当日にも可能ですが、長い場合は2週間以上の期間を要します。なぜなら株主総会の招集通知を発する期間は法定されており、取締役会設置および株式譲渡制限の有無によってさまざまです。

会社の種類		株主総会開催日の招集通知の期日
取締役会を設置している会社	公開会社の場合	株主総会開催日の2週間前まで
	非公開会社の場合	株主総会開催日の1週間前まで
取締役会を設置していない場合		原則として株主総会開催日の１週間前まで （ただし定款で定めることにより１週間よりも短い期間を定めることも可能）

ただし一定の条件を満たした場合は、株主総会の招集期間を短縮したり、召集手続き自体を省略して株主総会を即日開催することも可能です。

具体的には、株主全員が期間の短縮に同意する場合は、株主総会の招集期間を短縮できます。たとえば株主が1名の場合や、株主が少数である場合、身内のみであるといった場合は、召集期間を短縮できる可能性があるでしょう。

また株主全員に出席の機会が確保されるのであれば、召集手続きを省略して株主総会を開催する方法もあります。この場合、最短で当日の株主総会開催が可能です。

しかしいずれの場合にも、株主全員と連絡を取り、株主総会開催日時について相談しなければなりません。

このように、株式会社のオフィス移転では申請書類を作成するまでの過程に、手間も時間もかかります。株主総会の開催やその後の議事録作成に時間を要したのでは、オフィス移転後2週間という登記申請の期日を超過しかねません。

オフィス移転が完了した後に速やかに登記の手続きに着手できるよう、株主総会や取締役会に要する時間も加味して、ゆとりのあるスケジュールを設定することが大切です。

3.必要書類をもれなく準備

先述のとおり、オフィス移転の登録申請にはいくつもの書類が必要です。法務局の管轄が異なる地域に移転する場合は、作成すべき書類も2倍の量になります。

そして必要書類に不足がある場合、法務局では申請が受理されません。

書類の再提出や再申請といった事態を防ぐために、オフィス移転の登記に必要な書類をもれなく準備する必要があります。オフィス移転に伴ってしなければならないことをリストアップし、時系列に並べて、もれなく準備できるよう手配を進めてください。

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