オフィス移転に必要なプロジェクトマネジメントとは？主要管理項目や工程、PM会社に委託するメリットなどを解説！
オフィス移転の成功の鍵を握るのがプロジェクトマネジメントです。経営者・担当者の理解が不十分だと、プロジェクトを円滑に実施できず、期日に遅れる恐れがあります。
今回は、オフィス移転に必要なプロジェクトマネジメントの概要をはじめ、主要管理項目や工程、委託するメリットを解説します。
本記事を読めば、プロジェクトマネジメントでやるべきことが明確になり、委託の必要性も判断しやすくなるでしょう。おすすめのPM関連会社も紹介するので、ぜひお役立てください。
目次
オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは？
オフィス移転のプロジェクトマネジメント（PM）は、オフィス移転のプロジェクトを成功させるために移転計画を立て、スケジュールやコストなどを管理し、期限内に移転を実行することです。
プロジェクトマネジメントを実施する担当者をプロジェクトマネージャーと呼びます。
基本的に社内の人材がプロジェクトマネジメントを担当しますが、外部の会社に依頼することも可能です。オフィス移転の全工程をマネジメントしてくれるPM会社だけでなく、ネットワークやセキュリティなど部分的な工程をマネジメントしてくれるPM会社もあります。
オフィス移転は、会社の業績や社員の働き方に直結するプロジェクトなので、失敗は許されません。きめ細かいプロジェクトマネジメントの実施が不可欠です。円滑にプロジェクトを遂行するために、事前に管理する項目や工程などを理解しておき、必要に応じてPM会社の依頼を検討しましょう。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントの主要管理項目
オフィス移転のプロジェクトマネジメントについて概要をご理解いただけたでしょうか。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントについて具体的なタスク・流れを把握するには、主要管理項目や工程などを知る必要があります。まずは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントの主要管理項目から解説します。
スケジュール
オフィス移転は、基本的に数日間で終わるプロジェクトではなく、目安として6～8か月程度で行われます。課題の整理や内装のデザイン、物品の移動、社内周知など、やることが膨大です。スケジュールを細かく管理しなければ移転を予定通りに完了できません。
スケジュールが遅延すると社員や取引先、業者などに迷惑をかける恐れもあります。早いうちからやることを明確にして、余裕を持ったスケジュールを確保することが重要です。
オフィス移転のスケジュールについては下記の記事を参考にしてみてください。
予算（費用）
オフィス移転では、移転に伴いさまざまな費用が発生します。
主な費用は下記の通りです。
- 敷金
- 礼金
- 保証会社費用
- 仲介手数料
- 火災保険料
- 工事費用
- 設計費用
- 什器購入費用
- 廃棄費用
- 引っ越し費用
- 原状回復費用
正確に必要な予算を見積もり、限られた資金で移転先の確保や物資の調達、工事、設備維持などを行い、オフィス移転を成功させなければなりません。
移転コストを削減することも重要ですが、オフィス機器が使いづらくなったり、通信速度が低下したりすれば、業務の生産性が低下します。移転先の労働環境を悪化させないようにマネジメントしなければなりません。
人的リソース
オフィス移転の作業は膨大であり、プロジェクトマネージャーだけでは対応できません。社内人材の協力も不可欠です。基本的には各部署から意見を吸い上げられるように、部署の代表者を選出してチームを編成します。
オフィス先の選定や移転手続き、情報システムの管理など、メンバーの強みを活かせるように役割・タスクを分担してマネジメントするのが基本です。
業者
オフィス移転では、さまざまなタスクの発生に伴い各種業者の協力も不可欠です。
オフィス移転のプロジェクトに関する業者の例は下記の通りです。
- 電気工事業者
- ネットワーク関連業者
- セキュリティ関連業者
- パーティション製造業者
- 什器販売業者
- 什器廃棄買取業者
- 内装業者
- 塗装業者
- 看板業者
- 不動産仲介業者
- 原状回復業者
- 清掃業者
- 引っ越し業者
各種業者と打ち合わせをして、見積価格や依頼する業務、工事・作業日程を調整しなければなりません。対応範囲が広いオフィス移転コンサルに相談すると、業者の手配がスムーズになり、プロジェクトマネジメントの負担を減らしやすいです。
オフィス移転コンサルに相談できることが気になった方は下記の記事もチェックしてみてください。
リスク
オフィス移転では、プロジェクトの進行においてトラブルが生じるケースもあり、臨機応変に対応するためのリスクマネジメントも大切です。
想定されるのは、移転費用が想定を上回るリスクや、スケジュールが遅延するリスク、従業員から不満が生じるリスク、ネットワーク環境・セキュリティ体制が悪化するリスクなどです。
プロジェクトの失敗を防ぐためには、リスクを事前に洗い出して対策を用意しておく必要があります。
オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの工程
オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの主要管理項目を解説しましたが、管理項目を知るだけではマネジメントの段取りがイメージできない方もいるでしょう。
続いては、時系列でスケジュールの流れがわかるよう、オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの工程を解説します。
移転の検討
必ずしもオフィス移転をしたほうがよいとは限らないため、移転プロジェクトの必要性を慎重に検討します。
判断基準の主な例は下記の通りです。
- 設備の故障が目立ってきた
- 社員や取引先が拠点にアクセスしづらい
- 業績向上によって増員が見込まれる
- テレワークの実施により出社する社員が減っている
- オフィスの賃料が高い
判断基準の該当項目が多い場合、移転費用や移転後のランニングコストなどを想定し、会社の資金・人的リソースなどをふまえ、オフィス移転を実施すべきか判断します。
移転の企画
経営層や従業員へのヒアリングなどを実施して、課題や要望などに基づき具体的な移転プロジェクトを企画します。社内の意見を集約して移転の目的・目標を明確にし、新オフィスのコンセプトも決めましょう。
そのうえで、オフィス移転に必要な予算・スケジュールなどを検討し、定例会議の設定なども行います。
移転の設計
移転先オフィスのコンセプトの実現や課題の解決に向けて、おおよそのレイアウトや間仕切り、導入する設備、IT機器の選定など、移転の設計を行います。
レイアウト図面に関してはエクセルなどで作成できますが、オフィス移転コンサルに現地調査込みで作成してもらうことも可能です。
「通信スピードが遅い」「通信が途切れることがある」など通信環境の課題を解決したい場合は、ネットワーク機器や回線の見直しも検討します。
NURO Bizでは、法人向けの高速インターネット接続サービスを提供しています。ネットワーク環境を改善したい場合はNURO Bizをご検討ください。運営会社の詳細については後述の内容でご紹介しています。
調達・契約
作成したレイアウトに基づき必要なオフィス家具や備品をリストアップし、価格やデザイン、機能性などを考慮して調達を手配します。
あわせて移転先で継続使用するものと処分するものも選別しましょう。
内装や電気、ネットワーク、セキュリティなどの工事会社も選定して契約します。移転先で業者が指定されるケースもあるので、管理会社に事前確認が必要です。
工事
スケジュール通りにプロジェクトを遂行するために工事をマネジメントします。
工事が長引くと予定日に引っ越しできないケースもあります。ハイシーズンだと、トラックや人手不足で搬入作業ができず、営業活動の再開が遅れるケースも珍しくありません。
プロジェクトの遅延を防ぐために、工事期間はなるべく現場に足を運んで業者とコミュニケーションを取り、進捗を細かく把握するマネジメントが重要です。
引っ越し
引っ越し作業が滞りなく進むよう、従業員をマネジメントして事前に荷物の梱包を進めます。オフィスのレイアウトに番号を振り分け、荷物に番号を振っておくと、正確な配置を実現できます。
当日は、搬出時・搬入時に現地に社内の担当者を配置して、引っ越し作業のトラブルを防げるようにします。特に養生の不足や想定外の廃棄物などについて見落とさないように注意が必要です。
移転後の運用
移転先への引っ越しが完了してもプロジェクトマネジメントは終了しません。新オフィスを適切に運用できるようにセットアップの完了を確認し、新たな課題に対処します。通信速度やセキュリティ設備、社内の移動しやすさ、オフィス機器の使い心地など確認事項はさまざまです。
一般的に移転効果が判断できるのは半年以降だといわれています。半年から1年後あたりに満足度調査を実施すれば、対処すべき課題が明確になるはずです。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託するメリット
オフィス移転の主要管理項目と工程を解説しました。多岐にわたる管理項目と工程を知り、委託をすべきか迷った方もいるでしょう。
メリットを把握しておくと委託すべきか判断しやすくなります。引き続き、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託するメリットを解説します。
業務の負荷を最小限に抑えられる
オフィス移転プロジェクトでは、物件の解約手続きや従業員向けの問い合わせ窓口設置、取引先への移転案内、物品の廃棄など、挙げれば切りがないほど細かいタスクがあります。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託すれば、専門家がタスクを管理してくれるので、業務の負担を最小限に抑えられます。タスクの実行漏れを防げる点で、担当者の精神的な負担も減るでしょう。
タイトなスケジュールでも実施できる場合がある
増員が必要な開発案件が立ち上がるなどして、オフィス移転のスケジュールがタイトになるケースも少なくありません。期間短縮によってタスクが煩雑化しても、プロジェクトマネジメントを委託すれば、専門家が効率よくPM業務を遂行してくれます。
移転まで一刻の猶予がない場合はプロジェクトマネジメントの委託を検討してみましょう。
価格交渉やコスト管理のサポートを受けられる
オフィス移転のプロジェクトマネジメントでは業者に作業を依頼する必要も出てきますが、専門知識が不足すると受領した見積もりが適正なのかわからない場面もあるでしょう。
PM会社に委託すれば、業者の見積もりに対して価格交渉をサポートしてもらえます。プロジェクト開始から完了までコストの推移も報告してもらえるので、予算超過による手戻りを防げるのも安心です。
働き方改革を支援してもらえる
オフィス移転で働き方を見直す場合、自社だけではノウハウが不足して、うまく改善できない恐れもあります。プロジェクトマネジメントを委託すれば、テレワークの活用やペーパーレス化、フリーアドレスの導入など、働き方改革を主導してもらうことも可能です。
働き方改革のコンサルティングを受けたい場合にもプロジェクトマネジメントの委託を検討してみましょう。
セキュリティを強化できる
オフィス移転では、働き方だけでなくセキュリティ体制の改善が必要になる場合もあります。防犯カメラの設置や、セキュリティに強いネット回線の導入、入退室管理システムの構築など強化の手段はさまざまです。
その点、セキュリティ分野に特化した会社にプロジェクトマネジメントの一部を委託することで、自社に最適なセキュリティ強化を主導してもらうことも可能です。
NURO Bizでは、パスワード管理サービスやメール誤送信防止サービスなど、オフィス移転に役立つセキュリティ強化サービスを幅広く提供しています。オフィス移転を機にセキュリティを強化したい方はNURO Bizをご検討ください。運営会社の詳細については後述の内容でご紹介しています。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託するPM会社・関連会社の選び方
オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託するメリットを解説しました。プロジェクトマネジメントを委託することで、オフィス移転の負担を減らせるほか、成功率を高められることがおわかりいただけたでしょう。
ただ、委託できるPM会社・関連会社はたくさん存在しており、どこを選ぶべきか迷ってしまいがちです。
引き続き、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを委託するPM会社・関連会社の選び方を解説します。
プロジェクトマネジメントの実績を確認する
オフィス移転のPM会社によってプロジェクトマネジメントの実績が異なります。実績が多いほど移転ノウハウやサポートデータも豊富になるので、基本的には担当した企業の数が多いPM会社を選ぶと安心です。
担当した企業の業種や従業員数、面積、プロジェクトの期間など、細かい実績を公開している事業者もあります。自社と類似する移転を経験したPM会社を選べば最適な提案を受けやすくなります。より安心してプロジェクトマネジメントを委託できるでしょう。
専門領域を確認する
オフィス移転のPM会社・関連会社を選ぶときは専門領域に着目しましょう。ネットワークの改善・セキュリティの強化に詳しい会社や、CO₂排出ゼロの移転に詳しい会社、従業員のエンゲージメント向上に詳しい会社など、さまざまなPM会社・関連会社があります。
専門領域に詳しくないと自社の課題について最適な解決策を提案してもらいにくいです。自社の課題が明確になっている場合は、専門領域に詳しいPM会社・関連会社を検討してみてください。
オフィス移転で検討できるPM関連会社
オフィス移転のPM会社・関連会社の選び方を解説しました。選び方の基準がわかり、前向きに利用を検討しやすくなったのではないでしょうか。
とはいえ、たくさんのPM会社・関連会社から自社に適した会社を見つけるには時間を要します。参考として、オフィス移転で検討できるPM関連会社をピックアップしてご紹介します。
ソニービズネットワークス
ソニービズネットワークスは、ネットワークインテグレーション事業を展開するソニーグループの会社です。ネットワーク設備・関連機器の企画・設計・運用・管理・保守・販売およびレンタルに対応しており、ネットワークサービスの提案でプロジェクトマネジメントをサポートしています。
法人向けICTサービス「NURO Biz」では、法人向け高速インターネット接続サービスを展開しており、上下最大10Gbpsの独自ネットワーク構成を提案できます。高セキュアなネットワークを実現するための各種セキュリティサービスも利用可能です。
プロジェクトマネジメントに伴いネットワーク環境の改善やセキュリティ体制の強化が必要になったときに相談してみてはいかがでしょう。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントに関するよくあるQ＆A
プロジェクトマネジメントの実施・委託にあたって気になる疑問が湧くこともあります。ここでは、オフィス移転のプロジェクトマネジメントに関するよくある疑問についてQ＆A形式で回答します。
Q1．オフィス移転のプロジェクトマネジメントとプロパティマネジメントの違いは？
A1．マネジメントの目的が大きく異なります。
プロジェクトマネジメントは「プロジェクトを成功させる」ための管理・運営である一方で、プロパティマネジメントは「不動産の資産価値を向上させる」ための管理・運営です。
どちらもPMと表記されるので、混同しないように注意しましょう。
Q2．オフィス移転のプロジェクトマネジメントの委託費用はいくら？</h3>
A2．数十万円～数百万円の費用がかかります。小規模なオフィスの移転であれば費用が少なくなりますが、大規模な移転であれば費用が高くなりやすいです。
具体的な目安としては、オフィス構築費用の3%～10%という見方もあります。
基本的にWebページで委託費用を公開していないPM会社が多いため、詳細を知りたい場合は問い合わせや見積もり相談が必要です。
まとめ
本記事では、オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの意味をはじめ、主要管理項目や工程、委託するメリットなどを解説しました。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントでは、スケジュールや予算、人的リソース、業者、リスクなどを管理し、企画・設計・調達・契約・工事・引っ越しなどの工程を経て、プロジェクトを成功に導きます。
スケジュールがタイトな場合や、業者との価格交渉に不安がある場合、課題の解決が難しい場合などは、必要に応じてPM会社・関連会社の利用も検討しましょう。
ネットワーク環境の改善やセキュリティ体制の強化については、今回ご紹介したソニービズネットワークスへの相談をぜひご検討ください。
なお、プロジェクトマネジメントの流れをさらに詳しく把握するには、具体的にやることを確認するとスムーズです。
オフィス移転でやることのチェックリストは下記のページでダウンロードできます。プロジェクトマネジメントを任された方、これからPM会社への依頼を検討している方は、事前にチェックしてみてください。
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移転Biz編集室
こんにちは、移転Biz編集室です！ オフィス移転の際に役立つ情報をお届けします。
