オフィスの受付で企業アピールができる！受付デザインでこだわるポイントを紹介

オフィスの受付は企業の顔となる場所で、重要な役割を果たします。工夫次第では受付で自社のアピールもおこなえるので、受付デザインはこだわりましょう。

受付デザインの効果やこだわりたいポイント、検討事項について詳しく紹介しているのでぜひ参考にしてください。

オフィスの受付やエントランスが果たす役割

オフィスの受付やエントランスはオフィスの窓口というだけではなく、自社の魅力を伝えるために活かせるスペースです。受付やエントランスがどのような役割を果たすのか紹介していきます。

上手に活用することでプラスの効果が期待できるので、ぜひチェックしてください。

企業の雰囲気や魅力を伝えられる

まず、オフィスの受付やエントランスは企業の雰囲気や魅力を伝えられる場所です。他社からの来訪者が最初に立ち寄るのは、受付やエントランスです。

つまり、自社オフィスの雰囲気や第一印象を決める場所と言えます。受付やエントランスでは来訪者に待ってもらうことも多いため、その時間を活かして製品やサービスなどの魅力を伝え、企業イメージを向上させる場として活用することが可能です。

具体的には、設置したパンフレットや商品のサンプルなどを手に取って見てもらうことで、自社のアピールができます。受付やエントランスの雰囲気が好印象であれば、その後の商談にもよい影響を与えます。

他企業に対する姿勢をアピールできる

次に、他企業に対する姿勢をアピールする場としての機能もあります。これは、大きく対応力と雰囲気づくりの2つに分けられます。

1つ目の対応力は、来訪者への迅速な対応で印象が決まります。来訪者が受付やエントランスで長時間待たされると、良くない印象を与えかねません。事前に時間調整をおこない、来訪後すぐに誠実かつ丁寧な対応をすることで、「信頼できる会社だ」という印象を与えることができます。

2つ目の雰囲気づくりは、来訪者がくつろげるような空間を提供することです。椅子を用意したり、落ち着いた雰囲気を演出したりすることで、ゆったりと待てるようにしましょう。

対応力と雰囲気を工夫することで、他企業に対して対寧に対応する姿勢を見せられます。プレゼンなど直接的な商談の場以外でも、受付やエントランスを工夫することで企業の姿勢や信頼性を効果的にアピールできます。

コミュニケーションを図るきっかけになる

最後に、受付やエントランスはコミュニケーションを図るきっかけにもなります。特に、初めて顔合わせする場合などはお互いのことを知らずに緊張していることも多いため、共通の話題を見つけることが難しい場合も少なくありません。

受付やエントランスが魅力溢れる場で、自社アピールができる空間を作っていればそれがコミュニケーションをとるきっかけにもなります。緊張した状態とリラックスした状態でおこなうプレゼンでは良し悪しも大きく異なるため、少しでもプラスに働くものを取り入れるのが望ましいです。

そのため、受付やエントランスが果たす役割は大きいといえます。

オフィスの受付をデザインするときにこだわりたい3つのポイント

オフィスの受付をデザインするときは、意識しておくべきポイントがあります。具体的には以下の3つです。

• デザインの統一感
• 待合スペースを充実させる
• 複合スペース

それぞれを確認して、機能性にもこだわった受付デザインを目指しましょう。

デザインの統一感

オフィスの受付をデザインするときにまず考えたいことは、デザインの統一感をもたせることです。ただ単に好きな色やデザインを使うのではなく、全体の調和を考慮しましょう。

受付のデザインに関して、具体的に考えることには以下が挙げられます。

• シンボルカラーやロゴに使用されているカラーを取り入れる
• 企業イメージに合ったデザインや統一感を意識する
• クライアントや消費者に与えたいイメージを使う

シンボルカラーやロゴに使用されているカラーを取り入れる

シンボルカラーや企業のロゴに使用されているカラーを取り入れる方法は、企業イメージを直接的に伝える効果的な方法です。それらをオフィスの受付デザインとして取り入れるのも良いでしょう。

ただし、シンボルカラーやロゴが原色など鮮やかな色の場合は注意が必要です。受付にその色を採用すると華やかな印象にすることはできますが、落ち着いた雰囲気を損なう可能性があります。落ち着いた、信頼感のある印象を与えたい場合には使用を控えるか、部分的に使用するなどの工夫をするのがおすすめです。

企業イメージに合ったデザインや統一感を意識する

企業イメージに合ったデザインや統一感を意識する方法では、企業のコンセプトを理解し、取り入れられるものを採用するのも良いでしょう。

例えば、温かみがある、独創性、リラックスできるというコンセプトがある場合、温かみのある色合いや独創性があるデザイン、リラックスできる色合いを取り入れると、効果的に企業イメージを表現できます。

例えば水を取り扱っている企業なら、水色など水を連想させる色などを使うのも良いでしょう。

クライアントや消費者に対して与えたいイメージがある場合は、それに合うカラーを使って受付をデザインするのも良いでしょう。企業に合ったデザインやカラーを使い統一感を意識することが重要です。

待合スペースを充実させる

待合スペースは来訪者が利用する場所なので、充実させるべきところです。待ち時間も快適に過ごせる工夫をするように心がけましょう。

落ち着いた雰囲気でゆったりと過ごしてもらえるような空間づくりを意識するとよいです。座り心地のよい椅子を用意したり、リラックスできる音楽を流したり、観葉植物などリラックス効果が期待できる緑を置くなどして工夫できます。

複合スペース

オフィスの受付をデザインするときは、複合スペースを設けるかどうか検討します。待機所やミーティング場所など受付以外の機能をもたせるか考え、それぞれに応じたデザインを考えるとよいです。

受付機能のみを持たせるときは、別のミーティングルームへ移動してもらうことになります。ミーティング機能も備える場合は、より広いスペースが必要で、ミーティングが行える空間を受付スペースにもたせる設計が必要です。

待機所を設ける場合は受付の場所に待つスペースを確保し、待機所を設けない場合は別室に移動してもらう手順を考えるようにしましょう。

オフィスの受付をデザインするときに事前に確認しておくべきこと

オフィスの受付をデザインするときは計画を立てる初期の段階で事前に確認しておいた方が良いことがあります。来訪者に対する気遣いはもちろん、自社を守るためにも欠かせない内容なのでしっかり確認しておきましょう。

特に、これからオフィスを移転して1からオフィスのデザインを考えようとしているなら、受付に限らずオフィス全体の配置にも関わってくるのでぜひ参考にしてください。

スムーズな動線

オフィスにおける受付やエントランスは、外部からの来訪者が必ず立ち寄る場所で、そこからの動線は非常に重要です。前述したように受付にミーティングスペースなどを併設する場合は問題ありませんが、別の場所への移動を促す場合はスムーズに移動できるように配置を考える必要があります。

ミーティングルームなどへ移動してもらう場合は、受付からあまり遠くない位置にミーティングルームを設けるとよいです。できる限り来訪者への負担が少なくなるようにすることがベストです。

また、来訪者と社員の動線は分けておくと、行動がしやすくストレスもかかりません。

オフィス全体のゾーニング

受付をデザインするときは、受付だけではなくオフィス全体をゾーニングするとよいです。オフィスにおけるゾーニングとは、どこにどのような機能や用途をもたせるか、使いやすいようにスペースなどを区分けや配置することです。

そのためには、受付にもたせる機能を考えたうえで、受付から来訪者の移動が少なくて済むように配置するなど外せない要望をまとめておくようにします。受付だけではなく社員も利用しやすいようなオフィス全体のゾーニングが重要です。

レイアウトを考える際は以下の記事も参考にしてください。

オフィス移転を成功に導く！最適なレイアウト設計と実践ガイド

セキュリティ対策

日常的なセキュリティ対策は必要ですが、とくに外部から来訪者などが訪れる環境であればより厳重なセキュリティ対策をおこなわなければなりません。大前提として外部からの侵入があった際にすぐに気づけるように対策しておくと安心です。

機密情報などを漏えいしないためにも、外部の人がオフィス内に入れないよう対策したり、オフィスの配置を工夫して来訪者専用の部屋を受付の近くに設けたりするとよいです。また、目隠しフィルムやパーテーションなどを活用して、重要な情報が見えないように徹底して対策するようにしましょう。

オフィスの受付をデザインするときに重視したい選択肢

オフィスの受付をデザインするときに重視したい、欠かせない選択肢があります。受付の方法やもたせる機能によって、オフィス全体のレイアウトや対応方法なども変わってくるため、それぞれのメリットやデメリットを把握してから決めるようにしましょう。

どちらを選択する方が自社に向いているか迷ったときは、専門の業者に相談すると適切なアドバイスがもらえます。

有人受付

有人受付を選択すると受付に来訪者に対応する社員がいるため、より丁寧な印象を与えられます。受付対応に取り次いでもらえるから迷わずスムーズに行動できるのもメリットです。

また、受付対応の社員がいれば外部からの侵入者などにもいち早く気づいたり、侵入しづらい環境を作ったりとセキュリティ面でのメリットもあります。しかし、受付を担当する人員を雇わなければならず、その分人件費などの費用が多くかかります。

無人受付

一方、無人受付は電話などを受付に設置し来訪者が直接連絡して来訪を知らせる方法です。多機能型のタッチパネルタイプの受付システムなどを導入する企業も増えています。

有人受付だと他の来訪者と重なったときに待っている必要があったり、会話などを聞かれたりする可能性がありますが、受付システムがあればスムーズに対応できます。また、人件費などが必要ないので、費用負担を減らすことも可能です。

展示スペース

繰り返しになりますが、受付は自社企業をアピールできる場所でもあります。展示スペースを設けることで自社の良さをより間近で理解してもらうことにもつながります。

自社製品やカタログなどを設置し、待ち時間に手に取って自由に見られる状態にしておくと、実際の商品の良さが伝わりやすいです。ミーティングの前に興味を持ってもらえる環境づくりをしましょう。

スペースなどを上手に活用して企業アピールを行えるように、展示品のレイアウトなどを考えましょう。

待合スペース

受付をデザインするときに待合に特化したスペースにするか、受付の場所に打ち合わせもできるスペースを確保するかの選択は、対応が大きく異なってくる重要な部分です。

オフィスの受付を待合に特化したスペースにする場合は、別室のミーティングルームに移動してもらうため、移動までの時間は受付で待機することになります。担当者が来るまでゆったり待てるように椅子を準備するなど空間を整える必要があります。

また、ミーティングルーム専用の部屋を作っておくことも欠かせません。

一方、受付の場所に打ち合わせもできるスペースを確保する場合は、来訪者が移動する手間がないのが特徴です。ミーティングもおこなえるような空間を受付スペースに確保しておきましょう。

他の企業と重ならないように日程をセッティングしたり、複数の企業と打ち合わせ時間が重なる場合は会話が聞こえないようパーテーションを設置したり、席の配置を工夫することが必要です。

それぞれメリットやデメリットがあるので、何を重視したいかによって決めるとよいでしょう。

業者依頼時には考えておきたい検討事項

オフィスの受付をデザインする場合は専門の業者に依頼しますが、相談する段階で考えておくべきことがあります。漠然とした状態では話が進まなかったり、あとで「違うようにしておけばよかった」と後悔したりすることにもつながるため、外せない内容はある程度事前に決めておきましょう。

事前にチェックしておきたい検討事項を紹介しているので参考にしてください。

自社企業をアピールするデザイン

業者に依頼するときには、どのように自社をアピールしたいか明確にするとよいです。企業イメージが伝わるデザインを取り入れたい、カラーがもつ意味に合わせた内装を取り入れたいなどイメージを伝えられるようにしましょう。

カラーにはそれぞれイメージがあり、色ごとに意味やもたらされる効果などがあります。

• 赤　　　：情熱的、アクティブ、自信
• オレンジ：朗らか、暖かい、カジュアル
• 黄　　　：明朗、快活、注意
• 緑　　　：調和、安らぎ、平穏
• 青　　　：冷静、集中、清潔
• 紫　　　：神秘的、上品
• ピンク　：やさしさ、可愛らしさ
• 白　　　：清潔、平和
• 黒　　　：高級、重厚感

それぞれのカラーがもつ意味と与えたい印象から使う内装カラーなどを選択するのも1つの方法です。企業イメージとかけ離れたデザインやカラーは、クライアントなどに異なる印象を与える可能性があるため、企業イメージとマッチしているデザインでアピールするようにしましょう。

ワークスペースの見せ方

オフィスの受付デザインを依頼するときは、ワークスペースの見せ方もしっかり検討しておく必要があります。受付やミーティング室に移動するときにワークスペースを見えるようにするかどうかは重要なポイントです。

働いているところが見えるようにデザインする場合は、セキュリティ面を考慮することがマストです。

受付デザインにかける予算

受付デザインをするときは費用が必要なので、どのくらいの予算をかけられるか検討しておきましょう。決められた予算内でできることを提示してもらってから、計画を練り直すこともあります。

また、どの部分に予算をかけるか決めておくと、重視したい部分に手を加えられます。無人受付にするためのシステムを導入する場合、設置時は多くの費用がかかる場合もありますが、有人受付を採用した際に継続的にかかる人件費などと比べると、長期的には費用低減も可能です。

そのため、初期の導入・設置にかかる費用だけでなく、長期的な目線で費用を試算しておくとよいです。

特に、オフィス移転にともない受付デザインをする場合は、移転にともなう費用も考慮しておきましょう。力を入れたい部分や外せない部分などを明確にして伝えると、最適な提案をしてもらえるので事前の計画立ては慎重におこなうことをおすすめします。

オフィスの受付をデザインして自社の魅力を伝えよう

オフィスの受付をデザインすることで得られる効果や、ポイントなどを紹介しました。オフィスの受付は企業アピールができる場所でもあるので、有効活用しましょう。

今あるオフィスの受付を変更する場合も、オフィス移転に合わせて受付デザインをする場合も、外せない項目やどのようにしてアピールするかをしっかり検討しましょう。来訪者はもちろん、自社社員たちにとっても働きやすい環境づくりが重要です。

オフィス移転をおこなう場合、受付以外にも考慮すべき点が多くあります。抜け漏れなく効果的にオフィス移転を進めるためには、チェックリストを活用しましょう。

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