【企業のオフィス選び】成功するための完全ガイド！

「オフィス移転を考えているけど、何から始めたらいいのか分からない…」という方もいるでしょう。
また、「今のオフィス環境で本当にいいのか不安…」と感じている方もいらっしゃるかもしれません。
最適なオフィス選びは、企業の成長に大きく影響します。

これからのオフィス選びは、単なる場所探しではなく、企業戦略そのものと言えるでしょう。

本記事では、事業拡大や組織変更など、様々な変化に対応できるオフィス環境を探している経営者や、従業員の生産性向上と快適な職場環境の両立を目指す人事・総務担当者に向けて、

• テレワーク時代のオフィス戦略
• サステナブルなオフィス環境の構築
• DX時代のオフィス設計

上記について、筆者のオフィス移転コンサルタントとしての経験を交えながら解説しています。これらを押さえることで、変化の激しい時代にも対応できる、生産性と創造性を高めるオフィスを実現できるでしょう。

それぞれの企業のニーズに合った最適なオフィス環境を実現するために、本記事が少しでもお役に立てれば幸いです。ぜひ、この記事を読み進めて、未来を見据えたオフィス選びを実現してください。

企業オフィス選びの基本

オフィス選びは、企業の成長や従業員の生産性に直結する重要な経営判断です。最適なオフィス環境は、企業文化を醸成し、優秀な人材確保にも繋がるでしょう。だからこそ、安易に決めるのではなく、綿密な計画と戦略に基づいて進める必要があります。

オフィス選びで失敗すると、従業員のモチベーション低下や生産性減少に繋がる可能性があります。逆に、成功すれば、企業のブランドイメージ向上や優秀な人材の獲得に繋がるケースも少なくありません。企業規模や事業内容、将来の展望を踏まえた上で、最適なオフィス環境を実現しましょう。

例えば、従業員の創造性を重視する企業であれば、開放的な空間やコミュニケーションを促進する設備が重要になります。具体的には、フリーアドレス制の導入やカフェスペースの設置などが挙げられます。以下で詳しく解説していきます。

企業のオフィスに求められる条件

企業のオフィスは、そこで働く従業員にとって快適かつ生産性の高い環境であるべきです。事業内容や企業文化を反映し、従業員の創造性と協調性を高める空間づくりが重要になります。

例えば、IT企業では自由な発想を促進するため、開放的なオフィスレイアウトを採用するケースが多く見られます。また、従来の固定席ではなく、フリーアドレスやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を取り入れる企業も増加しています。これにより、従業員は業務内容に応じて最適な場所を選択し、柔軟な働き方を実現できるようになりました。

さらに、執務スペース以外にも、コミュニケーションを活性化させるためのカフェテリアやラウンジスペース、集中作業用の個室ブースなどを設ける企業も増えています。オフィス環境の整備は、従業員の満足度向上だけでなく、企業の成長にも大きく貢献すると言えるでしょう。

オフィス立地の重要性

オフィス立地の重要性は、従業員の通勤利便性だけでなく、企業の事業戦略にも関わります。都心の一等地はアクセスが良く、取引先との商談もスムーズです。一方で、地方へのオフィス移転は、コスト削減や地域活性化に貢献できます。

例えば、IT企業が集積する渋谷は、情報交換や人材獲得に有利です。地方都市では、自然豊かな環境で創造性を高められるオフィスも増えています。近年注目されているサテライトオフィスは、従業員の居住地近くに設置することで、ワークライフバランスの向上に繋がります。企業のニーズや事業内容に最適な立地を選ぶことが大切です。

オフィスの主要スペースとその役割

オフィス移転におけるオフィス選びは、単に広さや立地だけでなく、将来的なオフィスの設計やレイアウトも考慮することが重要です。特に、従業員の生産性や満足度に大きく影響する執務スペース、会議スペース、リフレッシュスペースといった主要スペースの設計は、慎重に検討する必要があります。

これらのスペースを新たに設置する場合、オフィス物件を選ぶ段階で、十分な面積が確保できるかを確認することが不可欠です。また、すでに理想的なスペースが備わっているオフィスを選ぶことも、移転後の工事や設計の手間を省く上で有効な選択肢となります。

オフィスのレイアウトを検討する際には、それぞれのスペースに明確な役割を持たせ、適切に設計することが重要です。各スペースが持つ役割を理解し、効果的に活用することで、より良いオフィス環境を実現できるでしょう。

オフィスの主要スペースは、大きく分けて「執務スペース」「会議スペース」「リフレッシュスペース」の3つに分類できます。執務スペースは、従業員が日常業務を行うための場所で、集中して作業できる環境が求められます。会議スペースは、チームで議論したり、クライアントと打ち合わせをしたりする際に使用され、スムーズなコミュニケーションを促進する必要があります。リフレッシュスペースは、従業員が休憩したり、気分転換をしたりするための空間で、リラックスできる雰囲気作りが大切です。

例えば、執務スペースでは、個々の集中を促すため、パーテーションやデスク配置を工夫したり、個室ブースを設置したりする企業が増えています。また、会議スペースでは、オンライン会議システムに対応した設備を整えたり、ホワイトボードやプロジェクターを設置したりすることで、円滑な情報共有を図ることが可能です。さらに、リフレッシュスペースには、ソファやマッサージチェアを配置したり、カフェスペースを設けたりすることで、従業員の心身の健康をサポートする取り組みも見られます。以下で詳しく解説していきます。

執務スペースの設計ポイント

執務スペースは、従業員が最も多くの時間を過ごす場所です。生産性と創造性を高めるには、快適で機能的な空間設計が不可欠と言えるでしょう。企業文化や働き方に合わせて、固定席、フリーアドレス、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）など、最適なレイアウトを選択することが重要です。

また、集中ブースやコミュニケーションスペースなど、多様なワークスタイルに対応できるゾーニングも効果的です。自然光を取り入れたり、観葉植物を配置したりすることで、オフィス環境を改善し、従業員のウェルビーイング向上にも繋がるでしょう。さらに、人間工学に基づいたデスクやチェアを選ぶことで、身体への負担を軽減し、健康的なワークスタイルを実現できます。

近年注目されている「サステナブルオフィス」の実現には、省エネルギー設備の導入や、廃棄物削減への取り組みも必要です。これらの要素を考慮することで、従業員が快適に働ける、生産性の高い執務スペースを構築することが可能になります。

ミーティングスペースの活用法

企業のオフィスに求められる条件は、時代と共に変化しています。かつては都心の一等地にオフィスを構えることがステータスでしたが、現在は従業員の働きやすさや生産性向上、コスト削減といった視点が重視されるようになりました。特に、テレワークの普及はオフィスの在り方を見直す大きな契機となっています。

ミーティングスペースは、活発な議論やアイデア創出の場として活用できる多目的な空間へと進化しています。従来の会議室のように堅苦しい雰囲気ではなく、リラックスしたコミュニケーションを促す工夫が凝らされているのが特徴です。例えば、ホワイトボードやプロジェクターを完備したスペースや、少人数での打ち合わせに適したブース席などを設けることで、様々な用途に対応できるようになっています。また、オンライン会議にも対応できるよう、高性能のWeb会議システムを導入している企業も増えています。

このように、ミーティングスペースを効果的に活用することで、従業員の創造性やチームワークを高め、企業の成長に繋げることが可能になります。

カフェ・ラウンジスペースでのリフレッシュ

カフェやラウンジスペースは、従業員の活力を維持し、創造性を高める上で重要な役割を担っています。居心地の良いソファや温かみのある照明を設置することで、リラックスできる空間を演出できます。また、無料のコーヒーや軽食を提供することで、従業員の満足度向上に繋がるでしょう。

このようなスペースは、部署やチームを超えたコミュニケーションの場としても機能し、新たなアイデアの創出や社内連携の強化にも貢献します。

Web会議スペースの必要性

Web会議は、今や多くの企業にとって不可欠なコミュニケーションツールとなりました。特にテレワークの普及に伴い、社内外との円滑な連携を維持するために、高品質なWeb会議環境の構築は必須と言えるでしょう。従来のオフィスでは、会議室を転用することが多かったWeb会議ですが、周囲の音やプライバシーの問題が発生しやすいため、専用のスペースを設ける重要性が増しています。

Web会議スペースには、防音設備や高性能なマイク、カメラ、ディスプレイなどを備え、安定した通信環境を確保することが求められます。個室タイプであれば、機密性の高い会議にも対応可能です。また、複数人が同時に参加できる広めのスペースや、少人数での打ち合わせに適した小規模ブースなど、多様なニーズに対応できるよう、様々なタイプのWeb会議スペースを設けることが理想的です。

さらに、背景に配慮した壁紙や照明を設置することで、企業イメージを損なうことなく、よりプロフェッショナルな印象を与えることも可能です。快適で機能的なWeb会議スペースは、業務効率の向上だけでなく、企業のブランドイメージ向上にも貢献するでしょう。近年注目を集めるABW（Activity Based Working）においても、Web会議スペースは重要な要素です。

オフィス形態の選択肢

オフィス形態は、企業の戦略や働き方に大きく影響します。最適な形態を選ぶことで、生産性向上やコスト削減、従業員満足度向上を実現できるでしょう。そのため、それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に合った形態を選択することが重要です。

オフィス形態を選ぶ際には、従業員の働き方や企業文化、事業内容などを考慮する必要があります。例えば、フルリモートワーク中心の企業であれば、サテライトオフィスやコワーキングスペースの活用が効果的でしょう。一方で、対面でのコミュニケーションを重視する企業であれば、従来型のオフィスにコミュニケーションスペースを充実させることが重要かもしれません。

例えば、近年注目されているABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）は、従業員が業務内容に合わせて働く場所を自由に選べるオフィス形態です。集中作業ブースやコミュニケーションスペースなど、多様なワークスペースを用意することで、生産性や創造性の向上に繋がるでしょう。また、フリーアドレス制を導入し、固定席を設けないことで、オフィスのスペース効率を高めることも可能です。以下で詳しく解説していきます。

レンタルオフィスのメリット

オフィス形態の選択肢として、近年注目されているのがレンタルオフィスです。レンタルオフィスのメリットは、初期費用を抑えられる点と、必要な設備が既に整っているため、すぐに事業を開始できる点にあります。

シェアオフィスの利便性

レンタルオフィスと同様に、シェアオフィスも初期費用を抑えられ、必要な設備やサービスが既に整っているため、スタートアップ企業や小規模事業者にとって利便性が高い選択肢と言えるでしょう。

特にシェアオフィスは、他の企業や個人との交流を通じて、新たなビジネスチャンスやアイデアが生まれる可能性があり、スタートアップ企業や他社との協業を促進したい企業に適しています。 一方、レンタルオフィスは、個室空間を確保できるため、機密性の高い業務を行う企業に向いています。

 オフィス移転のステップ

オフィス移転は、企業にとって大きなプロジェクトです。スムーズに進めるためには、綿密な計画と準備が不可欠でしょう。計画的にステップを踏むことで、時間とコストを削減し、従業員の負担も軽減できます。

オフィス移転を成功させるには、まず現状の課題を明確にする必要があります。現在のオフィスの問題点や改善したい点を洗い出し、新しいオフィスで実現したいことを具体的にリストアップしましょう。例えば、従業員数増加に伴うスペース不足や、コミュニケーション活性化のためのレイアウト変更などを検討すると良いでしょう。

具体的には、まず移転の目的を明確にし、移転プロジェクトチームを発足させましょう。それから、予算設定、物件調査、レイアウト設計、業者選定、契約、移転作業、移転後のフォローといったステップを踏みます。以下で詳しく解説していきます。

移転計画の立て方

企業のオフィス移転は、ビジネスの成長や変化に対応するための重要な戦略です。事業拡大、コスト削減、従業員の満足度向上など、様々な目的でオフィス移転が検討されます。ここでは、移転計画の立て方について解説します。

まず、現状分析を行いましょう。現在のオフィスの問題点や課題を明確にすることが重要です。例えば、手狭になったオフィス、非効率なレイアウト、老朽化した設備などは移転の動機となります。従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、職場環境に関する意見を集約することも有効です。

次に、ニーズの明確化です。必要なオフィス面積、設備、機能、立地条件などを具体的にリストアップします。例えば、従業員数や事業内容の将来的な変化を予測し、必要なオフィス面積を算出します。必要な会議室の数や、収納スペースの容量なども検討しましょう。

そして、予算設定です。移転にかかる費用を概算で算出し、予算枠を決定します。賃料、敷金・礼金、内装工事費、移転費用など、様々な項目を考慮する必要があります。余裕を持った予算設定が重要です。

これらの情報をもとに、具体的な移転計画を策定します。移転先候補の選定、移転スケジュールの作成、関係各所との調整など、計画的に進めることが成功の鍵となります。専門業者に相談することも有効です。

新オフィスへの移行プロセス

次に、最初のプロセスで明確にしたオフィス移転の目的に基づいて、候補となる物件を探します。立地やアクセス、周辺環境などを比較検討し、最適な物件を選びましょう。主要駅からのアクセスが良い都心部や、自然豊かな郊外など、企業のニーズに合わせた様々な選択肢があります。

物件が決まったら、内装やレイアウトを決定します。従業員のコミュニケーションを活性化させるため、オープンな執務スペースや、リラックスできるカフェスペースなどを設ける企業も増えています。また、IT環境の整備も欠かせません。高速インターネット回線やセキュリティシステムの導入は、業務効率の向上に不可欠です。

最後に、移転作業を行います。荷物の搬入や設置、電話回線の開通など、綿密な計画と準備が必要です。専門の業者に依頼することで、スムーズな移転を実現できます。

 企業オフィスに関するよくある質問

オフィス移転や新規開設を検討する中で、様々な疑問が出てくることでしょう。ここでは、企業のオフィスに関してよくある質問をまとめ、皆様の疑問解決の糸口をご提供します。スムーズなオフィス環境構築のためにも、ぜひご一読ください。

最適なオフィス面積はどのくらいか

よくある質問として、まず「最適なオフィス面積はどのくらいか」という点が挙げられます。従業員数や事業内容によって大きく異なるため、一概には言えません。例えば、営業職中心の企業であれば、個々のデスクスペースは小さくて良いかもしれません。一方で、開発職中心の企業であれば、広い作業スペースや集中できる個室が必要となるでしょう。また、フリーアドレス制を導入する場合は、従業員数に対してデスク数を減らすことができ、オフィス面積を縮小できる可能性があります。

具体的には、従業員1人あたりに必要なオフィス面積の目安は、最低10㎡以上と定められています。これは労働安全衛生法に基づく事務所衛生基準規則によって定められたものです。

最近はABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の導入など、働き方の多様化が進んでいます。そのため、法令基準は守りつつも、従来のオフィス面積の考え方にとらわれず、自社の働き方に最適なオフィス面積を検討することが重要です。以下で詳しく解説していきます。

オフィスレイアウトのポイント

オフィスレイアウトを考える上でのポイントは、まず「何を実現したいか」という目的を明確にすることです。

例えば、コミュニケーション活性化を図りたいのであれば、オープンスペースを広く設け、部署間の交流を促進するレイアウトが効果的です。集中作業に適した環境を作るには、個別のブースや静音スペースを設置するなどの工夫が必要になります。また、フリーアドレス制を導入することで、従業員がその日の業務内容に合わせて最適な場所を選べるようになり、生産性向上に繋がるケースも少なくありません。さらに、近年注目されているABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）は、従業員の行動に基づいてオフィス空間をデザインする手法で、より柔軟で効率的な働き方を実現できるでしょう。

まとめ：企業のオフィス選びで成功を掴むための秘訣

今回は、快適なオフィス空間を探している方に向けて、

• 理想のオフィス選びのポイント
• 立地や環境の重要性
• コストと機能性のバランス

上記について、筆者のこれまでの経験を交えながらお話してきました。

オフィス選びは、企業の成長にとって非常に重要な要素です。適切なオフィス環境は、従業員の生産性や創造性を高め、企業全体の士気を向上させるでしょう。そして、企業文化の醸成にも大きな影響を与えます。オフィス選びで失敗すると、業務効率の低下や従業員のモチベーション低下につながる可能性もあるため、慎重に進める必要があります。
理想のオフィス探しは、簡単ではないかもしれません。時間や労力がかかることもあるでしょう。しかし、最適なオフィス空間を見つけることで得られるメリットは計り知れません。快適なオフィスは、そこで働く人々の創造性を刺激し、より良い仕事を生み出す土壌となるはずです。
これまでのオフィス環境で苦労されてきた方もいるかもしれません。もしかしたら、今のオフィスに満足していない方もいるでしょう。それでも、粘り強く情報収集を続け、様々な選択肢を検討することで、必ずやあなたの企業に最適なオフィスが見つかるはずです。
最適なオフィス環境は、企業の成長を大きく後押しするでしょう。そして、従業員の満足度を高め、より活気のある職場環境を実現するはずです。ぜひ、今回の内容を参考に、オフィス選びを成功させ、企業の未来を明るく照らしてください。

よりスムーズなオフィス移転のために、オフィス移転チェックリストをご用意しました。ぜひご活用ください。

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