フリーアドレスはオフィスに最適？導入時のポイントやメリット・デメリットを紹介

昨今オフィスでは働き方などが見直され、時代に即した新しい働き方を取り入れる企業も増えています。フリーアドレスもそのひとつで、企業によっては採用することで大きなメリットが期待されます。

この記事ではフリーアドレスの概要や、メリット・デメリットなどを紹介します。新しい働き方が気になっている方や、オフィス移転でフリーアドレスを取り入れようか迷っている方は参考にしてください。

オフィスのフリーアドレスとは

近年オフィスのフリーアドレスを採用する企業が増えており、新たなワークスタイルとして注目されています。フリーアドレスの概要と、取り入れる企業が増加している理由についても紹介します。

今のワークスタイルの変更を検討している人や、オフィス移転にともなうレイアウトなどを考えている方は参考にしてください。

フリーアドレスは注目されているワークスタイル

企業でオフィスワークをするときは、ひとりひとり決まった席があり毎日自分の席で仕事をするイメージが強いと思います。一方、フリーアドレスは従来とは異なり、固定席を持たないスタイルのことを指します。

具体的にいうと、自分専用の席が決められているわけではなく、オフィス内にある席を自由に選んで業務をおこなう方法です。固定席ではデスクトップパソコンを使用することが多いですが、フリーアドレスは席がそのときどきで変わるため、持ち運びが容易なノートパソコンなどを使います。

フリーアドレスを取り入れる企業が増加している理由

フリーアドレスを取り入れる企業が近年増加しているのは、大きく分けて2つの要因が関係しているといえます。

• 感染症拡大にともないワークスタイルが変わった
• ICTの発達でどこでも仕事ができる環境が整った

1つ目は、新型コロナウイルスなどの感染症が流行したことにより、働き方が大きく変わったことです。都市や地方などを問わずテレワークが急速に普及しました。

企業によってはテレワークや時差出勤などの導入により、社員が働く時間や場所を選択できるようになりました。こういった社員全員が同じ場所や時間で働く機会が減少している企業の場合、フリーアドレスによる働き方はマッチしているといえます。

2つ目は、情報通信技術（ICT）の発達により、働き方自体に影響を与えています。無線LANの整備と持ち運び可能なノートPCの普及により、固定席でなくても業務が可能になりました。また、ビジネスチャットツールやWeb会議システム、クラウドストレージサービス等のICTツールも普及し、オフィス内外を問わず、どこでも効率的に仕事ができる環境が整いました。

さらに、フリーアドレスをサポートする座席や会議室のクラウド管理システムの導入も進んでいます。これは単なる座席管理だけでなく、社員の業務状況や利用可能なリソースの管理など、フリーアドレス環境での効率的な業務遂行をサポートするものです。 

感染症の流行とICTの発達の両方が働く環境に影響を与え、今の時代に合った働き方にシフトしているといえます。フリーアドレスは、こうした変化に対応する効果的な手段の一つとして注目されています。

オフィスでフリーアドレスを取り入れるべき目的

フリーアドレスは従来の働き方とは大きく異なる部分も多いので、目的や得られる効果などがマッチした場合に採用するとよいでしょう。フリーアドレスも向き不向きがあるため、それぞれの目的をチェックしていきましょう。

他部署とのコミュニケーションを活発にしたい

フリーアドレスを取り入れると、他部署とのコミュニケーションが活発化します。固定席で仕事をする場合は同じ部署同士が集まり業務をおこなうため、他部署との結びつきが薄くなることも少なくありません。

しかし、フリーアドレスはさまざまな部署の人たちが集まる空間で業務をおこなうため、他部署の人と接する機会が増えます。部署を越えたつながりがよりよいものを創り出す可能性もあり、コミュニケーションが円滑になるなどのメリットもあります。

そのため、他部署とのコミュニケーションを活発にしたい場合にもフリーアドレスはぴったりです。

スペースを効率よく使いたい

フリーアドレスは固定席のように社員全員分の席を用意しておく必要はありません。外勤や、テレワーク、時間差出勤などによって社員が全員出勤していない状況ならば社員数の使用割合に応じた席数を用意すればよいのです。

つまり、これまで社員全員の席数が必要だったものから利用数に応じた席数を用意すればよくなるため、スペースを効率よく使えるようになります。フリーアドレス移行に伴い、ミーティングルームや、コミュニティスペースなど利用用途に合わせて使える部屋を設ければ、スペースを有効活用できます。

ABWの自由度の高い働き方を取り入れたい

フリーアドレスは、仕事の内容に合わせて働く場所を選択できる“ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）”という働き方とマッチしています。業務内容によってはテレワークなどでも対応できるものもあるため、ABWを選択すると、より快適で効率よく仕事をすることも可能です。

自由度の高い働き方を取り入れたい企業にとっては、固定席での作業よりもフリーアドレスでの働き方が向いていると感じるかもしれません。フリーアドレスは、感染症流行をきっかけに広まった在宅勤務やハイブリッドワークなどの新しい働き方とも相性が良く、時代の流れに沿った柔軟な業務環境づくりに役立ちます。このような環境は、従業員の生産性向上やワークライフバランスの改善につながる可能性があります。

フリーアドレスを取り入れることで期待できる3つのメリット

フリーアドレスを取り入れると期待できるメリットがあります。業務効率や費用の面でもプラスになる可能性があるため、企業にとっては大きなメリットといえます。

取り入れるメリットが大きいと感じたら、フリーアドレスを検討するとよいでしょう。

働きやすい環境を自由に選べる

フリーアドレスでは、その日の業務内容や気分に応じて自由に席を選ぶことができます。これにより、従業員の満足度向上につながる可能性があります。

例えば、集中して作業したい時は比較的静かなエリアを選んだり、チームでのディスカッションが必要な時はオープンスペースを利用したりと、状況に応じた最適な環境を選択できます。これにより、従業員は自分のペースで効率的に仕事を進めることができるでしょう。

また、異なる部署の人々と隣り合わせになる機会も増えるため、新しいアイデアの創出やコミュニケーションの活性化にもつながる可能性があります。

このように、フリーアドレスは従業員が自分に合った働き方を選択できる環境を提供し、結果として生産性の向上にも寄与する可能性があります。

コスト削減ができる

前述したようにフリーアドレスは社員全員分の席を用意する必要はありません。つまり、デスクやチェアー、デスクトップパソコンなどの固定のオフィス用品を減らせます。

また、備品を共有することで固定費削減などもおこなえます。これまでいくつもの部署にわけられていたものをひとつのオフィスに集約させると、電気代などのコスト削減ができる可能性もあります。

人員の変動に臨機応変に対応できる

フリーアドレスの利点は、人員の変動に柔軟に対応できることです。プロジェクトの規模が変化したり、新しいチームが結成されたりしても、デスクの移動やレイアウト変更を行う必要がありません。

従来の固定席オフィスでは、人員の増減や組織変更の際に、デスクの移動や配置換えが必要でした。これには時間とコストがかかり、業務の中断を引き起こす可能性もありました。一方、フリーアドレスでは、そういった物理的な変更作業が不要です。

フリーアドレスを取り入れることで懸念される3つのデメリット

フリーアドレスを取り入れるメリットは魅力的ですが、デメリットもあるのでしっかり確認しておく必要があります。デメリットと感じることを補える対策ができれば大きなデメリットとはなりません。

メリット、デメリットをどちらも把握したうえで取り入れるか判断することが重要です。

チーム間での情報共有に時間がかかる

フリーアドレスの魅力は他部署の人とのコミュニケーションが活発になる点ですが、反対に同じ部署の人と接する時間が減ります。それにともない、チーム間での情報共有に時間がかかる可能性も生じます。

フリーアドレスで困ることとして、同じ部署の人がどこで作業しているかわからないことが挙げられます。確認する時間の猶予がある案件なら問題ありませんが、即座に確認したい案件があったときにすぐに確認できない環境はデメリットです。

また、電話や来客時など外部関係者が関わる場面では、引継ぎに時間がかかると相手に不便をかけてしまいます。このような状況を改善するためには、情報共有がスムーズにできる仕組みを決めておくことが大切です。対策の詳細は後述します。

書類やオフィス用品の管理が難しい

固定席だと書類や荷物などは自分のデスクに置いたり入れたりして保管が可能ですが、フリーアドレスは必ずしも次も同じ席で業務するとは限りません。席を利用し終わるときは何もない状態にして次の利用者が快適に利用できる状態に整えておかなくてはなりません。

つまり、デスクを移動するたびに書類や荷物を持ち運ぶことになるため、紛失などのリスクが高まります。言い換えれば、書類管理などの意識が高まりひとつひとつの業務を丁寧におこなうことにつながりますし、フリーアドレスの導入を機にペーパーレス化を推進することを検討してもよいでしょう。

固定メンバーが集まる

席が自由に選択できるのが魅力なフリーアドレスですが、固定メンバーが集まり暗黙の了解で席が固定されてしまう可能性もあります。仲が良いメンバーが集まり業務効率が下がると、本末転倒です。

また、同じ部署の人たちが集まっていると固定席のときと変わらず、他部署の人とのコミュニケーションもとれません。同じ席やメンバーが集まるとフリーアドレス本来のメリットが活かしきれないので注意が必要です。

フリーアドレスを取り入れるときに押さえておきたいポイント

フリーアドレスは取り入れる前に確認しておくべきポイントがあります。フリーアドレスを採用することになったら、デスクを移動させるなど環境作りに時間がかかります。

フリーアドレスに切り替えてから、固定席の方がよかったと後悔しないためにもしっかり確認しましょう。フリーアドレスを採用する場合は、事前に社員への周知も徹底しておこなうことが重要です。

フリーアドレスに向いている部署か確認する

フリーアドレスにはメリットもあり魅力的なシステムですが、向いていない部署もあります。具体的には以下のとおりです。

• 電話取次などが多い部署
• デスクトップパソコンを使った方がよい職種
• 厳重なセキュリティ対応が必要な部署

業務で外部からの電話対応の比重が多い部署はフリーアドレスには向いていません。これまで部署が同じであればその場で取次ができたものも、内線を通して取り次ぐことになります。

また、業務内容によってはノートパソコンよりもデスクトップパソコンを使った方が効率的に作業できる職種もあります。とくに、1日中パソコンに向き合う仕事や、パソコンのスペックが高い方がよい職種などはノートパソコンでは作業効率が落ち、充分なパフォーマンスを発揮できません。

さらに通常よりも、より厳重なセキュリティ対応が必要な部署などもフリーアドレスには向かないので、情報関連や経理、クリエイターなどデスクトップパソコンを使う職種の人は固定席での業務を推奨します。全体として固定席のままか、フリーアドレスが向かない部署以外でフリーアドレスを採用するかなども含めて検討するとよいです。

座席を管理するツールを導入する

フリーアドレスはどこの席に誰がいるかわからないのがデメリットですが、座席を管理するツールを導入すれば一目で誰がどこにいるかを把握できます。どのような業務をしているかもわかる多機能型ツールもあり、業務効率アップにもつながります。

座席管理に特化しているタイプのほかに、ミーティングルームなどの予約ができる多機能型を比較して検討するのがおすすめです。座席予約ができるツールであれば、事前に席の予約ができるのでその場に行ってから空席を探す手間も不要です。

該当するツールとして「Nimway」があります。座席管理と会議室管理を一括して行うことができ、フリーアドレスやABWを取り入れている企業に最適です。

チーム間のコミュニケーションが希薄にならない工夫をする

同じ部署の人と関わる機会が減ると思われがちですが、チーム間のコミュニケーションが希薄にならないように工夫することで、部署間のつながりも保てます。チャットツールなどを利用すれば気軽に確認したい内容や、情報共有もおこなえます。

チャットツールは文字として形に残るため、より的確に内容を伝えることも可能です。ツールによっては締切日の設定機能や、内容を忘れないように再度知らせる機能がついているものもあり、これらを活用することで業務効率の向上にもつながります。

また、定期的に部署内のミーティングをおこなえば、お互いの進捗状況なども滞りなく確認できます。

ペーパーレス化を選択する

近年ペーパーレス化が推進されていますが、フリーアドレスはペーパーレス化と相性がよいです。紹介したようにフリーアドレスは、荷物や書類などを都度持ち運ぶ必要があり紛失などのリスクがあります。

しかし、ペーパーレス化を進めると書類を持ち運ぶ手間や紛失するリスクもなくせるので大きなメリットです。

オフィスでフリーアドレスを取り入れるときは業務内容や職種をチェックしよう

オフィスでフリーアドレスを取り入れると業務効率がアップする可能性があり、コスト削減にもつながります。しかし、フリーアドレスが向かない部署や職種もあるため、自社の状況に合わせて採用するか決めるのが重要です。

フリーアドレスを取り入れる際は、社員に徹底周知をしたうえで行いましょう。

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