小規模オフィスでレイアウトを決めるメリットや業務効率化につながるチェックポイントを紹介

小規模オフィスのレイアウトを検討しているなら、ポイントを事前に把握しておくことが重要です。デスクレイアウトの種類や、こだわるべきポイントなどを紹介しているので参考にしてください。

業務効率をアップさせるためには事前の入念な計画がマストです。

小規模オフィスのレイアウトだからできる3つのこと

オフィスレイアウトは規模によってもできることが異なります。ここでは、大規模オフィスと比較して小規模オフィスではどのようなレイアウトがおこなえるのかを紹介します。

小規模オフィスのレイアウトの特徴を知りたい人は参考にしてください。

レイアウト変更が容易

オフィスレイアウトを変更するときは家具やオフィス用品を移動しなければならないため、手間や時間がかかると感じることも少なくありません。オフィスが大規模になるにつれレイアウト変更にかかる労力や時間はその分多くかかりますが、小規模オフィスであれば多くの時間をかけずに変更することも可能です。

業務効率化につながるようなレイアウトに変更したいと思い立ってから、小規模なオフィスであれば、最短でその日のうちにレイアウト変更が完了することもあります。物を移動させる時間や、移動させる物自体が大規模オフィスに比べて少ないからこそできることです。

オフィスレイアウトの変更をすることで、業務がおこないやすくなったり気分転換になったりとプラスにつながるため、現在のレイアウトで満足できているか見直すのもおすすめです。オフィスレイアウトの変更が手軽にできるのも小規模オフィスだからこそできることといえます。

統一感があるオフィスデザインが叶う

オフィスのレイアウトを決める際には、部屋全体で総合的に考えることが必要です。どのような雰囲気のオフィスにするかイメージすることが重要で、仕事をおこなう場所だからこそ、業務がスムーズに進む環境を整えることが求められます。

オフィス内全体を通して統一されたデザインだと落ち着いた雰囲気で業務もおこないやすくなります。大規模オフィスだとイメージを統一させるには家具やオフィス用品などをどのように配置すればよいかなど迷うことも多いですが、小規模オフィスだと統一させたイメージを形にしやすいです。

費用を抑えられる

オフィスレイアウトにともない新しい家具やオフィス用品を揃える必要が生じる場合があります。ただし、小規模オフィスでは、大規模オフィスに比べて必要になる物の数や大きさが少なくて済む傾向があります。結果として、初期費用を抑えられるケースが多いです。

また、小規模オフィスは、オフィスの賃料や管理費といった固定費も比較的低い場合が多く、全体のコストを抑えやすい点がメリットといえます。少ないなど費用面での負担が少ないです。ただし、具体的な費用負担の軽重は、事業の規模や収益構造によっても異なるため、コスト削減の効果を最大化するには、適切な計画と判断が求められます。

このように、小規模オフィスは比較的費用を抑えやすいと言えるでしょう。

小規模オフィスのレイアウトを決めるときにチェックすべきこと

オフィスレイアウトを決めるときは事前に確認しておくべきことがあります。小規模オフィスであってもレイアウトをおこなう前にチェックしておくことで、スムーズに作業がおこなえるためしっかり確認しておきましょう。

働き方に合ったレイアウトを考える

まず、小規模オフィスのレイアウトを決めるときに欠かせないポイントは、働き方に合ったレイアウトを考えることです。オフィスレイアウトではいかに業務が効率よくおこなえる環境にするかが重要です。

オフィスレイアウトを考えるときに外せないのが“ゾーニング”で、初期段階で綿密に計画することが理想的なオフィスレイアウトを叶える秘訣といえます。ゾーニングとはどのような目的や機能をレイアウトに反映させるかを示す設計図や仕様書のような役割を果たします。

オフィスレイアウトによって業務効率なども変わってくるといっても過言ではないほど重要なものなので、初期のゾーニングの段階で使いやすい具体的なレイアウトをしっかり考えましょう。オフィスレイアウトをする際は固定されていて動かせない設備を把握して、家具やオフィス用品をどのように配置していくかを検討します。

業務内容や働き方にマッチしたレイアウトが好ましく、内勤する人が多いのかや来客などが多いなどによって利用しやすいレイアウトを選択するようにしましょう。

どのような雰囲気のオフィスにするか決める

小規模オフィスのレイアウトはとくに統一感を持たせた方がよいため、どのような雰囲気のオフィスにするか決めておく必要があります。求める雰囲気によって選ぶ家具や照明なども変わってくるため、初期段階で理想とする雰囲気を決定します。

会議室や休憩室など部屋ごとにどのような場所として使用するかが変わってくるため、目的ごとにマッチした雰囲気作りを意識するのもおすすめです。

業務がしやすいレイアウトか確認する

おしゃれな家具を揃えたり、デザイン性の高い空間を作ったりすることもモチベーションなどを上げるために有効ですが、オフィスレイアウトで最も意識したいのは業務がしやすいかどうかです。いくら雰囲気がよいオフィスに変わっても業務がしづらく作業効率が下がっては本末転倒なので、無駄なく業務がおこなえるレイアウトかどうかの確認は必ずおこないましょう。

デスク作業の他に頻繁にオフィス内でおこなう作業などがあれば、スムーズに作業に取りかかれる配置となるように意識するとよいです。来客スペースを作る場合は極力移動が最小限で済みストレスとならないような導線にするなど工夫できます。

小規模オフィスのレイアウトを検討するときに意識したい3つのポイント

小規模オフィスのレイアウトを検討しているなら、意識したいポイントを押さえておくことが重要です。守らなければならない法律や、従業員を守るための対策などは必ず徹底しておこなうようにしましょう。

法令を遵守したレイアウトにする

オフィスレイアウトをするときは、いくつか決まりがありそれらに則ったうえでレイアウトを考えることが重要です。

まず、火事に備えるための法律として消防法があり設置が義務付けられているものがあります。

• 消火設備
• 警報設備
• 避難設備
• 消防活動用設備

消火器や火災報知器、非常階段などが該当し、事業所の規模などによっては防災管理者を選任しなければならないなど条件があります。

また、労働衛生法と呼ばれる快適な職場環境を形成するための法律もあり義務を果たさなければなりません。事務所の一般的な事務作業における作業面の照度や、温度などにも取り決めがあるためこれらを満たす環境に整えることがマストです。

オフィスレイアウトをおこなう場合はこれらの法律などを守る必要があるため、まずはオフィスが該当する条件などを把握することから始めましょう。また、法律は改正されることもあるため、最新の情報を把握するよう努めましょう。

防災を意識したレイアウトかどうか

近年各地で地震などの災害が発生していることもあり、防災という観点も重要です。オフィスにおいて防災対策をすることは、被害を最小限にして従業員を守ることにもつながるため必ずおこないましょう。

オフィスレイアウトで防災対策をおこなうときは、どのようなリスクがあるかを把握することから始めます。リスクを把握することで避けた方がよいレイアウトがわかり、オフィス用品などの置き場所をどこにすればよいかなどが理解できます。

避難する際を考慮し、大きな家具などが出入り口を塞がないかや、背の高い家具の設置場所は適しているかなどをチェックしておくとよいです。さまざまな耐震グッズなども揃っているため、オフィスレイアウトを変更するのをきっかけに防災意識を高めるのもおすすめです。

開放的なレイアウトになっているか

オフィスレイアウトの変更はオフィス用品などを移動するだけで比較的容易におこなえる場合もあるのはメリットですが、レイアウトによっては閉塞感を感じることもあります。とくに、小規模オフィスのレイアウトは限られたスペースをいかに上手に使用するかが重要で、開放的なレイアウトを意識するとよいです。

家具やオフィス用品などで圧迫されたような印象を与えると、落ち着いて作業をおこないづらくなり、作業効率が下がる可能性もあります。

配置方法や組み合わせ方などを工夫すると印象が変わります。部屋が広く見えるようにパーテーションを使わないことも効果的ですし、窓から入る光や照明などを利用して開放的に見せることも可能です。

小規模オフィスのデスクレイアウトの種類と特徴

オフィスレイアウトではオフィス用品や家具などの配置も雰囲気づくりで重要な役割を果たしますが、デスクレイアウトによっても雰囲気は大きく変わります。デスクレイアウトにはいくつか種類がありますが、ここでは小規模オフィスにおすすめのレイアウトとそれぞれの特徴を紹介します。

どのようなことを重視したいのかに応じてデスクレイアウトを選択するのがおすすめです。

対向式

対向式のレイアウトは取り入れている企業も多く、デスクが向かい合わせになったスタイルです。

向かい合わせになっているため、視界でも各人が作業している様子が確認できチームとして一丸となっている連帯感を感じられます。そのため、孤独感を感じずに作業ができ、気になることなどがあればその場から質問を投げかけることも可能です。

皆がコミュニケーションをとりやすい形なので、作業をしながら業務の確認がおこなえたり、連携を深められたりできるのもうれしい特徴です。オフィスレイアウトではパソコンなどのコンセントの配置も考えなければなりませんが、対向式であればデスクが密集していることから中央部に配置すれば複数個所から線を引く必要もありません。

同向式

同向式のレイアウトは各人が同じ方向を向いており、集中して作業できるのが特徴です。コミュニケーションをとることも重要ですが、作業内容によっては集中しなければならないこともあります。そのようなときに、同向式であれば頻繁に話しかけられて作業がストップするという心配がありません。

また、デスクの両サイドに卓上パーテーションが設置されるケースも多いです。パーテーションがあるとプライバシーが守られ、人の視線が気になることもありません。

しかし、配置方法などにもよりますが、他のデスクレイアウトと比較すると作業スペースが狭く感じやすいです。

背面式

背面式は、前が壁やパーテーションで仕切られており、後ろは背中合わせとなっているため集中して作業ができ、コミュニケーションもとりやすいのが特徴です。後ろを振り返れば会話ができる状態なので、机を隔てて会話するよりも距離感も近いです。

また、前方は壁やパーテーションだから人の視線が気になることもなくプライバシーが確保しやすいのもメリットといえます。通路側からはパソコンの画面が見えやすくなるため、ディスプレイの明るさを調整したり、覗き見防止フィルターなどを貼ったりして対策することも可能です。

業務効率化を目指すなら必見！小規模オフィスだからこそこだわるべきポイント

好みに合ったレイアウトをすることもモチベーションアップにつながるかもしれませんが、小規模オフィスだからこそこだわるべきポイントがあります。業務効率化を目指すためにも、快適に仕事ができる環境を整えましょう。

レイアウトの方法やグッズなどを利用することでより快適なオフィスを作れるため、しっかり検討しましょう。

収納スペースを活用する

小規模オフィスのレイアウトは限られたスペースをいかに活用していくかが重要です。少しでも広くスペースを使うためには、収納スペースを活用するのがおすすめです。

オフィスに収納スペースがある場合、効果的に使いましょう。必要なオフィス用品は整理し取り出しやすい場所に置き、使わないものは収納しておくと、オフィス全体がすっきりした印象になります。また、地震などの防災対策としても、オフィス用品を決まった場所に片づけることで、安全性が高まると同時に見た目の印象も良くなります。

古い書類などは別室に保管するなどしてスペースを確保することや、ペーパーレス化を導入して書類の量そのものを減らすというのも選択肢のひとつです。

ストレスなく業務できる環境か確認する

業務をおこなうときに音や視界から入る情報で集中力が切れた経験がある人は多いと思います。集中しなければできない作業もあるため、オフィスレイアウトをするときは集中できる環境を整えることを意識するべきです。

音や視界に影響が少なく業務しやすいレイアウトであれば、ストレスを減らすことにつながります。防音パーテーションなどの遮音や防音グッズなどを用い対策したり、音を発する作業専用の場所を設けたりすることで対策できます。

視界が気になる場合は先ほど紹介したデスクレイアウトなどを参考にして、視線が気にならずプライバシーが守られた配置にして工夫するのもよいでしょう。

将来を見据えたスペースを確保しておく

想定よりもオフィススペースに余裕ができた場合は、家具などで埋め尽くすのではなく、将来を見据えてスペースを確保しておきましょう。将来的に増員や設備を増やす可能性があるなら現段階では何も置かずに、必要になったときに設備などを置ける空間があるのが望ましいです。

現状と将来的な計画を照らし合わせて、現段階で必要な大きさや物だけを導入しておくのか、初めから増員などに備えて大きめのオフィス用品などを揃えておくなど将来設計をしたうえで決めるようにします。事前に将来を見据えた設計をしておけば、増員時などにスペースがなくて慌てることもありません。

小規模オフィスだからこそレイアウトにはこだわろう

小規模オフィスならではの特徴やチェックポイントなどを紹介しましたが、工夫次第で理想的なオフィス環境を作れます。快適なオフィスレイアウトを作ることは、長時間勤務するうえで非常に重要なものなので、業務効率をアップさせるためにもしっかり検討しましょう。

法律やルールを守ったうえで、便利グッズを利用したり適したレイアウトを選択したりして働きやすい職場づくりを目指しましょう。

オフィス移転を行ってレイアウトを検討する場合は、抜け漏れなく移転作業を進めていけるよう、チェックリストを活用するのが効果的です。以下のボタンから無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

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