【オフィス移転】 物件を探す手順や、良い物件を見つけるために重要なポイントを解説
「オフィス移転先の物件を探したいが、何から始めて良いか分からない」
「良いオフィス物件を見つけるコツが知りたい」
このようにお考えではないでしょうか？
自社に合うオフィスを見つけるためには、オフィス形態や移転の目的、移転のタイミングなど、重視すべきポイントが複数あります。
本記事では、移転先物件を探す手順や良い物件を見つけるために重要なポイント、オフィス移転先物件の選択肢などを解説します。
目次
オフィス移転先の物件を探す手順
オフィス移転先の物件を探す手順は、以下の通りです。
- 移転の目的を明確化する
- 条件を決める
- 物件の選定・内見
- 物件の契約
それぞれポイントを抑えながらスムーズな移転を目指しましょう。
移転の目的を明確化する
物件探しを始める前に、まずはオフィス移転の目的を明確にしましょう。目的を明確化することで、その後の物件探しをスムーズに進めることができます。
移転の目的として挙げられる例は、以下の通りです。
- より広い作業スペースを確保するため
- 優秀な人材を確保するため
- 従業員のモチベーションを向上させるため
- ブランディングのため
- ビジネスの効率化のため
- 経費削減のため
物件を探す際は、立地や賃料、広さなど、さまざまな条件を考慮しなければなりません。ただ、目的が明確であれば優先すべき条件もわかり、スムーズに移転を進めることができます。
物件の選択で必要以上に迷わないようにするためにも、移転の目的を明確にしておきましょう。オフィス移転の目的や理由に関しては以下の記事もご参照ください。
条件を決める
明確化した移転の目的から逆算し、以下の手順で移転先オフィスの条件を決めましょう。
- ①必要な面積を算出する
- ②立地を決める
- ③必要な予算を算出する
①必要な面積を算出する
まずは、自社にとって必要なオフィスの面積を割り出しましょう。
例えば、法律で定められている労働者1人あたりの最低スペースは、約1.4坪（4.8平方メートル）以上とされています。しかし、現実的な作業スペースとしては2~3坪程度が必要となるでしょう。
また、必要面積は作業スペースのみでなく、ミーティングルームやOA機器などの設備を設置するスペースも考慮しなければなりません。企業によってはカフェスペースなどを設置したい場合もあるでしょう。
上記のような要素から、自社にはどの程度の広さのオフィスが必要であるかを検討しましょう。
②立地を決定する
オフィスの立地は、企業のイメージやビジネスの効率性に関わる重要な要素です。
例えばIT企業の場合、同業の一流企業が集積している六本木や渋谷に移転することで、ブランディング効果が期待できます。また、一流企業との交流が深まり、自社に有利な情報が得られる場合もあります。
移転の目的から逆算し、どのような立地が自社にとって最適であるかを検討しましょう。
③必要な予算を算出する
オフィスに必要な面積や決定した立地を元に、予算計画を策定しましょう。
賃貸オフィスの場合、移転にかかる費用は毎月の賃料のみではありません。例えば、以下のような費用が発生します。
- 敷金
- 保証金
- 仲介手数料
- 現オフィスの原状回復工事費用
- 内装工事費用
- 各種備品代
上記のように、移転にはさまざまな費用が発生することがわかります。予算を大幅に超えることがないように、綿密な予算計画を立てましょう。
物件の選定・内見
条件が決まったら、不動産会社に連絡し、実際にオフィスの内見をします。
内見時は、以下のようなポイントを確認しましょう。
- 広さ（必要なスペースがとれるか、オフィス家具が設置可能かどうか）
- 天井高
- 窓の有無や大きさ
- 通信環境
- 共有部の管理状態
- 入居中のテナント
- 外観（景観/老朽化の状況）
- 周辺環境（騒音/悪臭/治安/駐車場や駐輪場の状態など）
- セキュリティ対策（防犯カメラやセキュリティシステムが設定されているか）
上記のように、書面上で情報だけ確認するよりも、実際に見てみないと分からない部分もあります。オフィスの内部のみでなく、周辺環境なども合わせて確認しておきましょう。
通信環境面・セキュリティ面で確認しておくべき点については以下の記事もご参照ください。
物件の契約
内見で最適な物件に出会えた場合は、入居の申し込みをしましょう。
入居の申し込みや、契約で必要な書類は以下の通りです。
- 入居申込者
- 保証申込書
- 財務諸表
- 登記簿謄本
- 口座残高の写し
- 会社概要資料
- 代表者の身分証明書
- 印鑑証明書
- 連帯保証人の住民票・印鑑証明書
- 実印 など
提出書類は多岐に渡ります。チェックリストを用意するなどして、確実に全種類提出できるようにしましょう。
なお、NURO Bizでは、オフィス移転をお考えの企業様に、無料で移転手続きのチェックリストを配布しています。
以下のページよりダウンロード頂けるため、ご興味のある方はこちらもご覧ください。
オフィス移転で良い物件を見つけるためのポイント
オフィス移転で良い物件を見つける際に重要なポイントは、以下の通りです。
- 余裕を持ったスケジュールを組む
- 移転の閑散期を狙う
- プロフェッショナルに依頼する
企業の環境を変える重要な機会なので、余裕を持って様々な選択肢を検討しましょう。
余裕を持ったスケジュールを組む
良い物件に出会うためには、時間がかかってしまうことがあります。そのため、移転先オフィスを探す際は、長期的な目線で余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
例えば、短期間での移転計画を組んでしまうと、予定に間に合わせるために、あらゆる条件を妥協しなければならないこともあるでしょう。そうならないためにも、物件探しのスケジュールは長めに設定しておくことが重要です。
移転の閑散期を狙う
オフィス移転をする際は、移転が落ち着く閑散期に実施するのがおすすめです。
なぜなら、オフィス移転の繁忙期は、業者の手配が思い通りに進まず、費用も高額になってしまう場合があるためです。
例えば、以下のような決算期の時期や、新体制が落ち着く時期は、一般的に移転の繁忙期と言われています。決算期を避けることで、スムーズにオフィス移転を進めやすくなります。
決算期の時期
- 1~3月
- 5月
- 9~12月
プロフェッショナルに依頼する
オフィス移転先の物件を探す際は、オフィス移転の専門業者やコンサルタントへ依頼することも選択肢の一つです。自社のリソースを抑えつつ、専門業者だからこそ入手できる情報やノウハウを活用できます。
オフィス物件に関する知識やノウハウが不足している場合は、積極的にプロフェッショナルを活用しましょう。
オフィス移転先の物件の選択肢
リモートワークなどの働き方の変化に伴い、さまざまな形態のオフィスが利用されています。
ここでは、以下の形態のオフィスについて解説します。
- 賃貸オフィス
- シェアオフィス
- レンタルオフィス
- サテライトオフィス
- コワーキングスペース
自社の場合は、どのようなオフィス物件が最適であるか考えてみましょう。
賃貸オフィス
賃貸オフィスとは、毎月一定の家賃を払うことで物件を借りることができる、一般的なオフィスのことです。賃貸住宅と同様に、敷金や保証金、仲介手数料を支払う必要があるほか、内装工事や原状回復工事も発生します。
また、場合によってはインターネット回線も自社で整備する必要もあるため、事前に確認する必要があります。
シェアオフィス
シェアオフィスとは、賃貸型とは異なり、契約期間や面積などを柔軟に設定できるオフィスのことです。必要なスペースを必要なだけ利用できるため、無駄なコストをかけることなくオフィスを利用できます。
例えば、数名単位の従業員しかいない企業や、数ヶ月単位のプロジェクトでオフィス利用が必要な場合でも活用可能です。
賃貸オフィスと比較して、自社の事情に合わせて効率的にスペースを活用できるのがシェアオフィスのメリットです。
サービスオフィス
サービスオフィスとは、業務に必要な設備や、充実した内装が施されている個室型オフィスのことです。すでに業務を開始できる環境が整えられているため、移転後はすぐに業務を開始できます。
例えばサービスオフィスでは、オフィス家具や通信環境はデフォルトで用意されているのが一般的です。場所によっては、電話応対や秘書代行サービスが用意されている物件もあります。
ただ、サービスオフィスは設備が整っている分、通常のシェアオフィスより賃料が割高になる傾向があります。長期的に利用する場合は賃貸オフィスへの移転も検討しましょう。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、サービスオフィスと同様に、業務で必要な環境が整備されている貸オフィスのことです。ただ、シンプルな作りで、設備も最低限に留められている点が、サービスオフィスと異なっています。
「小規模で内装やサポートはシンプルで良い」と考えている企業の場合は、レンタルオフィスの利用がおすすめです。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは、本拠地とは別に設置する小規模なオフィスのことです。主に、自社で利用する専用タイプと、複数の企業や人が利用する共有タイプに分かれています。
専用タイプの場合は、設置する場所によって「都市型」「郊外型」「地方型」の3種類に分類されます。それぞれのオフィスを設置する主な目的は以下の通りです。
| 分類 | 主な目的 |
|---|---|
| 都市型 | ・通勤時間の短縮 ・顧客対応の強化 ・採用活動の強化 |
| 郊外型 | ・コスト削減 ・災害時のバックアップ |
| 地方型 | ・地方の優秀人材確保 ・コスト削減 |
また、共有タイプのサテライトオフィスを設置する場合、サービスオフィスやシェアオフィスを利用する企業もあります。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、シェアオフィスと同様に、共有スペースをオフィスとして利用できるオフィス形態のことです。ただ、シェアオフィスとは異なり、エリア・座席の指定がないフリーアドレス制を導入しているのがコワーキングスペースの特徴です。
なかには、オープンスペースやイベントスペースを設置し、入居者同士のコミュニケーションを促進させる仕組みを導入している物件もあります。
上記のように、シェアオフィスとしての機能を持ちつつ、ビジネスコミュニティとしての側面も持っているのが、コワーキングスペースの特徴です。
まとめ
オフィス移転で良い物件を見つけるためには、長期的視野を持ち、適切なタイミングで移転を実施することが重要です。
また、企業によっては賃貸オフィスだけでなく、シェアオフィスやレンタルオフィスなど、フレキシブルなオフィスタイプが合う場合もあります。
移転の目的から逆算し、自社にとってどのようなオフィスが理想的であるかを検討したうえで、物件探しを進めましょう。
なお、NURO Bizでは、オフィス移転をお考えの企業様に、無料で移転手続きのチェックリストを配布しています。
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移転Biz編集室
こんにちは、移転Biz編集室です！ オフィス移転の際に役立つ情報をお届けします。
