オフィス移転のメリットとデメリットって？メリットを最大化するためのポイントとは

オフィス移転には、どのようなメリットや注意点があるのか気になっている方も多いのではないでしょうか。オフィス移転は、企業の成長に大きく寄与する一方で、数あるデメリットにも注意が必要です。

本記事では、オフィス移転で得られるメリットやデメリットについて詳しく解説します。後半では、オフィス移転のメリットを最大化させる方法についても解説しているため、ぜひ最後までご覧ください。

オフィス移転で得られるメリット

オフィス移転をすると、以下のようなメリットを享受できます。

• 企業のブランドイメージの向上
• 優秀な人材の獲得
• 安全性の向上
• 事業拡大の機会
• 環境への配慮
• 組織文化の刷新

それぞれ解説します。

企業のブランドイメージの向上

オフィスの所在地は企業のブランド力に関わる重要な要素です。そのため、企業はブランド力向上を目的としてオフィス移転をするケースも少なくありません。

また、企業のブランド力向上が期待できる立地は、業種によって異なります。

中でも自社と同様の業界の企業が集積している地域では、ブランディングの効果が高いと言えるでしょう。例えば、IT業界であれば渋谷・六本木、銀行は丸の内といったように、同業界の有名企業が集積している地域に移転をするとブランド力は高まります。

こうしたブランディングは、企業の信用度も高まり、広告や営業の成果向上にも繋がります。

優秀な人材の獲得

魅力的なオフィスは、求職者を惹きつける一因となります。例えば、以下のような要素は、求職者へのアピールに効果的です。

• 交通アクセスが良い
• 先進的なデザインを取り入れている
• 眺望が良い
• カフェスペースや休憩室が充実している

機能性が高く洗練されたオフィスに移転した場合、求職者から興味を持ってもらえる可能性はより高まるでしょう。

安全性の向上

築年数が浅く、安全性の高いオフィスに移転することで、自然災害の被害を最小限に抑えることができます。

建物の耐震性や防災マップなどを確認し、安全性の高いオフィスに移転することが重要です。

事業拡大の機会

これまでオフィスが手狭だった企業がオフィス移転によりスペースを確保できるようになると、新規プロジェクトや新規部門の立ち上げを行いやすくなります。既存部門でも事業拡大に向けた人員補充を積極的に行えるようになるでしょう。

また、戦略的な立地選定を行っていれば、今後狙っていきたい市場や取引先へのアクセスが容易になり、ビジネスチャンスの増加につながります。

環境への配慮

最新の省エネ技術を導入した建物に移転すれば、将来的な環境負荷を減らすことができます。

昨今、環境への配慮は企業の社会的責任（CSR）として株主をはじめとしたステークホルダーから重視されています。環境に配慮した建物に移転すれば、企業のイメージ向上にもつながるでしょう。

組織文化の刷新

新しい環境は、組織文化を刷新する良い機会です。オープンで明るいオフィス空間であればコミュニケーションの促進につながりますし、創造性を刺激する空間であればイノベーションを促進する雰囲気が醸成できるでしょう。

また、オフィス移転は従業員に新たな気持ちで仕事に取り組む機会を提供し、モチベーションの向上にもつながります。こうしたポジティブな影響により、組織全体の活性化とさらなる企業の発展が期待できます。

オフィス移転をするデメリット

一方で、オフィス移転には以下のようなデメリットもあります。

• 移転の手間がかかる
• 移転費用がかかる
• 社内メンバーから不満が出る場合もある
• 顧客へ悪影響を及ぼす可能性がある

上記のデメリットを認識し、対策を実施しましょう。

移転の手間がかかる

オフィス移転に必要な業務は多岐にわたるため、多くの手間がかかってしまうのがデメリットです。

例えば、オフィス移転では以下のようなタスクが発生します。

• 移転先のビル選定
• レイアウト計画
• 旧オフィスの解約手続きや原状回復工事
• 新オフィスの工事や引っ越し
• 備品手配

これらの移転業務は、終了するまで数年かかるものもあります。通常業務と並行して行うとなると、現場の社員には大きな負担がかかるでしょう。

移転費用がかかる

オフィス移転には手間のみでなく、相応の費用もかかります。

例えば、新オフィスの内装工事や引っ越し費用、オフィス家具の購入などはイメージしやすいかもしれません。しかし、実際には旧オフィスの原状回復工事や新オフィスの不動産仲介料、備品の廃棄費用なども発生します。

予算を大幅に超えてしまわぬよう、移転にかかる費用を細かく把握しておくことが重要です。

社内メンバーから不満が出る場合もある

現オフィスに慣れ親しんでいる社員の場合、移転に煩わしさを感じてしまう可能性があります。新たな環境に適応する不安やストレスを感じることもあるでしょう。

また、オフィス移転によって自宅からオフィスの距離が遠くなってしまう社員が出てくる可能性があります。

上記から、オフィス移転は必ずしもメンバーの同意を得られる訳ではないことに注意が必要です。会社の事情による一方的な移転とならないよう、社員の意見を取り入れながら移転を進めましょう。

オフィス移転による社員の退職を防ぐ方法については、下記の記事もご覧ください。

オフィス移転で辞めたい従業員の理由とは？退職を防ぐ企業の対策方法

顧客へ悪影響を及ぼす可能性がある

オフィス移転による環境変化に対応するためには、ある程度の時間を要します。運用自体が変わることもあり、対応が遅れてしまうことで、顧客の満足度低下に繋がる可能性もあるでしょう。

特に気をつけたいのがインターネット環境です。オフィスを移転するとなると、新たにネットワーク環境を整備する必要があります。移転後に「顧客にメールが送れない」「システムが作動しない」ということにならないよう、慎重に設定・運用する必要があります。

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オフィス移転のメリットを最大化させる方法

上記のメリットやデメリットを踏まえたうえで、オフィス移転のメリットを最大化させる方法は以下の通りです。

• 移転の目的を明確にする
• 社内メンバーの協力を得る
• プロフェッショナルに依頼する

それぞれ解説します。

移転の目的を明確にする

オフィス移転の目的を明確化すると、その後の選択をスムーズに進めることができます。

例えば、物件を探す際、立地や家賃、広さや建物の構造など、条件を上げればきりがありません。こういった場合でも、移転の目的が明確であれば優先すべき条件がわかり、スムーズに移転を進めることができます。

また、移転後も当初の目的から大きなギャップを感じることはないでしょう。

オフィス移転のメリットを最大化させるためにも、移転を計画し始める時点で、明確な目的を定めておくことが重要です。

社内メンバーの理解を得る

オフィス移転の影響を一番受けるのは、自社のメンバーです。そのため、社内メンバーに納得してもらえるように移転を実施しましょう。

具体的には、社内メンバーに理想的なオフィスに関するアンケートを実施し、意見を集めるのも有効的です。集まった意見から、なるべく理想に近い形で移転を実現させるようにしましょう。

また、移転が決まった際は、目的やメリットを必ず社員に伝えましょう。ここが不透明なまま移転を進めてしまうと、社員の不信感が募る原因になります。

オフィス移転では、社員が納得したうえで移転を進めると、移転後の生産性向上にも大きく寄与します。トップダウン式で推し進めるのではなく、現場の社員に寄り添って移転を進めていきましょう。

プロフェッショナルに依頼する

オフィス移転を進める際は、オフィス移転の専門業者やコンサルタントに依頼することも選択肢の一つです。自社のリソースを抑えられるうえに、プロの専門知識を活用できます。

特にネットワーク環境は、移転後も安定した事業運営をするために必要不可欠な要素です。社内業務や顧客対応が滞らないよう、プロフェッショナルに依頼しましょう。

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まとめ

企業はオフィス移転を実施することで、さらなる発展が期待できます。一方で、移転にはリソースがかかるほか、場合によっては関係者の不満を募らせてしまう可能性があります。

オフィス移転を実施する際は、社内メンバーやプロフェッショナルの意見を取り入れながら、慎重に進めていくことが重要です。

プロジェクトマネジメントの担当者は、チェックリストなどを活用し、抜け漏れがないよう計画的に移転準備を進めていきましょう。

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