オフィス移転のコンサルに相談できることは？ メリット・デメリット、費用、おすすめの会社を紹介！
オフィス移転は会社の命運をかける一大プロジェクトです。専門知識が不足した状態で取り組むと、移転後に会社の生産性が低下して売上まで下がるかもしれません。
失敗しないためにはオフィス移転コンサルへの相談を検討しましょう。
今回は、オフィス移転コンサルに相談できること、相談するメリット・デメリット、費用などを解説します。本記事を読めばオフィス移転コンサルに相談すべきか、自信を持って判断できるようになるでしょう。
目次
オフィス移転コンサルタントとは？
オフィス移転コンサルタントは、オフィス移転のプロジェクトを成功させる専門家です。オフィス移転コンサルとも呼ばれています。
オフィス移転では一般的に、移転プロジェクトの計画・実行・進捗管理を行うプロジェクトマネジメントが不可欠です。オフィス移転コンサルはコンサル会社のチームを動員して、オフィス移転のプロジェクトマネジメントについてアドバイスしながら主導してくれます。
オフィス移転のコンサル会社は、ネットワーク事業会社や、不動産会社、内装会社、家具メーカー、デザイン会社などの種類があり、それぞれ強みも違います。
オフィス移転全般のコンサルを行っている会社だけでなく、オフィス移転の一部の業務をサポートしている会社も珍しくありません。自社の目的や希望に応じて選択することが重要です。
プロジェクトマネジメントについて詳細を知りたい方は下記の記事も参考にしてみてください。
オフィス移転コンサルに相談できること
オフィス移転コンサルの概要をお伝えしました。オフィス移転を成功させるために頼りになる存在だとおわかりいただけたのではないでしょうか。
オフィス移転コンサルに具体的に何が相談できるのか気になった方もいるはずです。引き続き、オフィス移転コンサルに相談できることをまとめて解説します。
オフィスビル・物件の選定
オフィス移転では、移転先のビル・物件などを選定する必要があります。
ただ、膨大な数のビル・物件から自社のニーズにマッチする物件を予算内で選ぶのには時間がかかるほか、決断しきれない場面もあるでしょう。
オフィス移転コンサルに相談すれば、事業拡大・事業縮小といった目的や企業戦略、社員のモチベーションなどをふまえて、オフィスビルの選定をサポートしてくれます。候補をリストアップしてもらうだけでも移転先を決めやすくなるでしょう。
レイアウトの設計
オフィス移転では、建物内部のスペースを目的に応じて区切り、レイアウトする必要があります。オフィス移転コンサルには、会議室や執務室、休憩室などの各種スペースについて、広さ・位置を相談可能です。
声がけ1つで全員に意思伝達できるレイアウトや、打合せ時にすぐ資料を取り出せるレイアウト、将来的な増員を想定した余裕のあるレイアウトなど、自社の要望を反映したレイアウトを提案してもらえます。
要望をじっくりヒアリングしてもらえば、理想のレイアウトを実現できるでしょう。
関連業者の手配
オフィス移転コンサルは、オフィス移転における発注のプロとしてプロジェクトをサポートします。
設計会社や建設・内装会社、什器メーカー、各設備業者、IT・弱電会社など、オフィス移転に最適な関連業者の手配について提案してくれます。
オフィス移転コンサルのアドバイスを受ければ、専門知識がない方でも最適な関連業者を手配できるので、発注の失敗を防ぎやすくなります。
移転費用や工期の検証
オフィス移転では、内装工事や設備工事、原状回復工事など、さまざまな工事が行われます。建設業界の専門知識が不足していると、プロジェクト推進にあたって無駄な工事や異常な単価に気づけず、移転費用が膨らんだり工期が長くなったりする恐れがあります。
オフィス移転コンサルに相談すれば、移転費用や工期を検証してもらえます。安心して各種工事を発注できるでしょう。
ネットワーク環境の改善
オフィス移転は、ネットワーク環境を見直す機会でもあります。ただ、ネットワーク機器・回線の知識が不足したまま移転すると、環境が悪化しないとも限りません。オフィス移転時のネットワーク構築に知見のある業者に相談すれば、PCやLANの配線工事を含めてインターネット環境の最適な構築を提案してもらえます。
NURO Bizでは、高速インターネット接続サービスを提供しており、通信スピードの改善の相談を受け付けています。ネットワーク環境を改善したい場合はNURO Bizをご検討ください。
セキュリティ体制の強化
オフィス移転に伴いセキュリティ体制を強化することも可能です。ただ、入退室管理システムやサウンドマスキングなど、セキュリティサービスは多岐にわたり、すべてを導入すると費用が膨れ上がってしまいます。
NURO Bizでは、ネットワークやクラウドなどに関するセキュリティサービスも提供しています。セキュリティ体制を強化したい場合もNURO Bizをご検討ください。ご予算とご要望をお聞かせいただければ、自社に適したサービスを過不足なくご提案いたします。なお、サービスの運営会社については後述の内容で詳細をご確認いただけます。
テレワークへの移行
近年は、働き方改革の推進やWeb会議ツールの普及などによって、テレワークを導入する企業が増えました。
オフィス移転はテレワーク環境を構築する機会でもあり、オフィス移転コンサルもテレワークへの移行についてサポートしてくれるケースが多いです。
ビジネスコミュニケーションに適したチャットツールや、ビデオコミュニケーションプラットフォーム、社内リソースへのセキュアなアクセスを実現するサービスなど、テレワークに不可欠なツール・サービスなどを紹介してもらうこともできます。移転先でテレワークを開始したい場合もオフィス移転コンサルに相談してみるとよいでしょう。
移転後のアフターフォロー
オフィス移転では、移転後に通路を移動しづらいことやコンセントの不足などがわかり、改善が必要になるケースもあります。
オフィス移転コンサルは、移転後のアフターフォローにも対応しており、改善を相談できます。
具体的には、人員増によるレイアウト変更や追加什器の調達、電話やLANの増設などを相談可能です。移転後も会社の成長に応じてフォローしてもらえるのは心強いでしょう。
補助金・助成金の申請サポート
オフィス移転では、補助金や助成金を活用してシステム構築費やセキュリティサービスの利用費などを削減することもできます。ただ、補助金や助成金の種類は多く、申請ルールも複雑です。初めて検討する方であればどれを申請すべきか判別しづらいでしょう。
オフィス移転コンサルによっては、補助金・助成金の申請を支援してくれます。採択率を高めるために申請書作成のサポートや事業計画策定のアドバイスを受けることも可能です。
オフィス移転の補助金・助成金は下記の記事でリストアップしているので、興味が湧いた方は参考にしてみてください。
オフィス移転でコンサルに相談するメリット
オフィス移転コンサルに相談できることについて説明しました。オフィス移転のコンサルに興味を持ったけれど、相談すべきか迷う方もいるでしょう。メリットを具体的にすると相談すべきか判断しやすくなります。続いては、オフィス移転でコンサルに相談するメリットを解説します。
メリット1．コア業務に集中できる
オフィス移転コンサルを利用すると、オフィスづくりの専門家にプロジェクトの遂行を主導してもらえます。物件選定やコンセプト作成、専門会社の選定、見積評価など、自社における作業工数を大幅に削減できるので、社内のプロジェクト担当者がコア業務に集中しやすくなります。
会社の売上を低下させずにオフィス移転を実行したい場合、コンサルを検討しない手はありません。
メリット2．課題の解決案を提示してもらえる
オフィス移転コンサルは、自社の課題に対して解決案を提示してくれます。具体的な課題と解決案の例は下記の通りです。
| 課題 | 解決案 |
|---|---|
| 工場のような雰囲気があって社外にPRしづらい | 高級感のあるインテリアを導入 |
| 社員同士のコミュニケーションが不足している | フリーアドレスの採用や、リフレッシュエリアの設置 |
| 社内イベントやサークル活動の情報を見てもらえない | 休憩室に大型モニタを設置 |
| クリエイターの集中力が低下している | 落ち着いた色調の内装、間接照明、高さのあるパーティションなどを採用 |
| 腰痛に悩む社員が多い | 長時間座っていても疲れにくい椅子を導入 |
自社で課題が明確になっていても、具体的な解決案が思い浮かばなければ対処できません。名案が浮かばない場合はオフィス移転コンサルに相談してみるとよいでしょう。
メリット3．オフィス移転の事例を参考にできる
オフィス移転コンサルは、さまざまな会社からオフィス移転の依頼を受ける中、プロジェクトの成功事例を蓄積しています。大規模オフィスビルに移転をした成功事例や、オフィスのキャパシティ不足を改善した成功事例、企業ブランディングを目的とした移転の成功事例など、実にさまざまです。数千社をサポートした実績を持つ会社もあります。
大量の成功事例の中から自社に適した事例を共有してもらうことで、自社がオフィス移転を成功させるためのヒントを見つけられます。オフィス移転の成功率を飛躍的に高められるはずです。
メリット4．最適な移転スケジュールを提案してもらえる
オフィス移転コンサルは、数多くのオフィス移転をサポートする中で、さまざまなスケジュールを経験しています。たとえば、数千人が在籍する大企業の本社を1年以内に移転したケースや、50名程度の中小企業を半年以内に移転したケースなどです。
自社と似ている境遇の移転事例を共有してもらうことで、最適な移転スケジュールが見えてくるでしょう。
オフィス移転のスケジュールについて目安を知りたい方は下記の記事をご覧ください。
オフィス移転でやることチェックリストについては下記のページでダウンロードできます。
メリット5．レイアウト平面図を提案してくれる
オフィス移転コンサルは、オフィスの広さや人数、好みのレイアウト事例、要望に基づきレイアウト平面図を提案してくれます。レイアウトを事前に視覚化できるため、曖昧だったオフィス移転の方針や、解決すべき課題、必要な部屋、設備などを具体的に議論できるようになります。
自社にデザイナーがいない場合やデザインツールを利用できる人材がいない場合は、ひとまずオフィス移転コンサルにレイアウト平面図を作成してもらえないか、相談してみるとよいでしょう。
メリット6．原状回復工事のトラブルを減らせる
原状回復工事は、賃貸契約の解除にあたって、借主が物件を入居前の状態に戻す工事です。ただ、原状回復の基準がよくわからず、どこまで工事を行うべきか悩む方もいるでしょう。オフィス移転コンサルは賃貸契約書や現地調査に基づき、借主の対応範囲を専門家の立場から明確にしてくれます。
一般的に原状回復工事では、貸主・借主における賃貸契約書の解釈違いでトラブルが発生するケースも少なくありません。貸主・借主の間で原状回復工事を押しつけあうようなトラブルを回避するためにも、オフィス移転コンサルへの相談がおすすめです。
オフィス移転でコンサルに相談するデメリット
オフィス移転でコンサルに相談するメリットについてお伝えしました。コンサルに相談すれば安心と思うかもしれませんが、安易に依頼を決めて損をするリスクもあります。
デメリットまで把握したうえでコンサルへの相談を検討しましょう。ここでは、オフィス移転でコンサルに相談するデメリットを解説します。
デメリット1．不要な提案によって最終的なコストが増える
オフィス移転コンサルは、オフィス移転におけるさまざまな設備・工事を提案します。
コンサル側に利益のある専門会社や部材メーカーを提案されないとも限りません。不要な家具やオフィス機器、照明、セキュリティ機能などの導入を提案されてしまえば、最終的なコストが増える恐れもあります。
不要な提案を見極められるよう、自社で本当に解決しなければならない課題を明確にしたうえで、コンサルへの相談を検討することが重要です。
デメリット2．自社に最適な業者を選べない恐れもある
オフィス移転コンサルは、チームで各分野の専門職と協力していることがあります。たとえば、デザイナーや建築設計者を抱えているコンサル会社であれば、デザインや建築設計を主導する担当者が社内の人材に限られます。
必ずしも担当者の方針が自社に相応しいとは限らず、ほかの専門業者に頼んだほうがより良い提案をしてもらえる可能性もあります。
オフィス移転コンサルに相談するときは、自社でも移転に必要な業者に目星をつけておき、コンサルの提案の妥当性を検討するとよいでしょう。
オフィス移転のコンサル費用
オフィス移転のコンサル費用の目安は、小規模オフィスであれば数十万円、中規模・大規模オフィスであれば数百万円です。移転規模が大きくなるほど費用が高くなります。
オフィス移転のコンサル費用は具体的に明記されないケースが多いです。詳細なプランニングを希望する場合は、実施の規模や期間、予算に応じた金額を提示されます。
ただ、オフィス移転に関するサービスの導入相談だけであれば、無料で対応してもらえる場合もあります。基本的に契約まで費用が発生することはなく、発生する場合も事前に伝えてもらえるのが一般的です。オフィス移転の悩みがあれば、気軽に相談してみるとよいでしょう。
オフィス移転のコンサル関連会社
オフィス移転のコンサルについて全体像がおわかりいただけたでしょう。実際に依頼を検討するにあたって、どのようなコンサル会社があるのか気になった方もいるはずです。
参考までに、オフィス移転のコンサルを依頼できる関連会社をご紹介します。
ソニービズネットワークス
ソニービズネットワークスは、ネットワークインテグレーション事業を展開する会社です。
法人向けブランド「NURO Biz」から、上下最大10Gbpsを誇る高速インターネット接続サービス「NUROアクセス」や、テレワークの利便性を損なわないクラウド・ネットワークセキュリティサービスを提供しています。
オフィス移転におけるネットワーク環境の改善、セキュリティ体制の強化、テレワークへの移行などを相談したい場合におすすめです。
ソニーのグループ会社なので、サービスの品質を重視する方も安心して相談できます。無料でオンライン商談を受け付けているので、気軽に相談してみてください。
オフィス移転コンサルに関するよくあるQ＆A
オフィス移転コンサルの利用を検討するにあたって細かい疑問が湧いてきた方もいるでしょう。ここでは、オフィス移転のコンサルに関するよくある疑問についてQ＆A形式で回答します。
Q1．オフィス移転のコンサルを受けるタイミングは？
A1．一般的にはオフィス移転の8か月前あたりが望ましいです。
通常のオフィス移転のスケジュール期間は、6～8か月が目安とされています。オフィス移転のコンサルを受けるのであれば、おおよそ8か月前には相談したほうがよいでしょう。
ただ、要望やオフィスの規模によっても相談するタイミングは変わってきます。大規模な移転プロジェクトであれば1年以上の期間を要するケースも少なくありません。場合によっては1年前に相談する必要もあります。
いずれにせよ、余裕を持ってプロジェクトを進行するためにも、オフィス移転の必要性が生じた段階でなるべく早く相談しましょう。
Q2．オフィス移転のコンサルは大手に依頼したほうがよい？
A2．大手に依頼したほうが課題を解決できる可能性は高くなります。オフィス移転コンサルごとに実績の数が異なり、実績が少ないと課題解決のノウハウも不足する恐れがあります。
その一方で大手であれば、知名度を活かした集客によって実績を獲得しやすく、解決してきた課題の数も多いです。数多くの移転から得たノウハウを駆使して、本質的な課題を見抜き最適な解決策を提案してくれます。
ただ、知名度の高い大手以外にも移転事例をたくさん積み重ねてきた企業もあります。創業・設立から長く事業を継続してきた会社も相談先として心強いです。
相談先を探すときは、知名度の高さだけでなく、企業の創業年・設立年や、事例も確認すると、信頼できるコンサルを見つけやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では、オフィス移転コンサルに相談できることや相談するメリット・デメリットなどをご紹介しました。
オフィス移転コンサルには、オフィスビル・物件の選定やレイアウトの設計、関連業者の手配など、移転プロジェクトのさまざまな工程について相談できます。専門家がプロジェクトの遂行を主導してくれるので、社内のプロジェクト担当者がコア業務に集中しやすくなります。豊富な実績に基づき課題の解決案を提案してもらうことも可能です。
今回ご紹介した通りさまざまなコンサル会社・関連会社がオフィス移転をサポートしています。
オフィス移転に伴い、ネットワーク環境の改善やセキュリティ体制の強化、テレワークへの移行を実現したい場合は、今回紹介したソニービズネットワークスのNURO Bizをぜひご検討ください。
また、オフィス移転コンサルに依頼しても、自社で行う必要がある手続きなどもあります。抜け漏れなく手続きを行うために、チェックリストを活用してオフィス移転をスムーズに進めていきましょう。
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移転Biz編集室
こんにちは、移転Biz編集室です！ オフィス移転の際に役立つ情報をお届けします。
